Hostelería
IA para hostelería y restauración: pregunta a tus ventas, escandallos y turnos
Preparamos la información de tus locales para que preguntes con IA por ventas, tickets, escandallos, mermas, compras y turnos, y cada respuesta diga de qué caja, albarán u hoja sale. Leemos el programa de caja, las compras a proveedores y los cuadrantes con permiso solo de lectura, acordamos qué es una venta neta o una merma y lo conectamos con la IA que elijas, con tu propia cuenta.
«¿Qué local y qué día vendemos poco para la gente que tenemos puesta?»
«¿Qué platos nos dejan menos margen con los precios de proveedor de ahora?»
«¿Cuánto producto fresco estamos tirando en cada local?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué local y qué día vendemos poco para la gente que tenemos puesta?»
Las ventas por hora están en la caja de cada local y los turnos, en un cuadrante compartido. Juntarlos por día y franja lleva una mañana de Excel.
«¿Qué platos nos dejan menos margen con los precios de proveedor de ahora?»
El escandallo se hizo con precios de hace meses y los albaranes traen los de hoy. Nadie lo actualiza plato a plato.
«¿Cuánto producto fresco estamos tirando en cada local?»
La merma se apunta en una hoja o en un cuaderno de cocina, cuando se apunta. Compararla con compras y ventas obliga a mirar en tres sitios distintos.
«¿Qué ha subido más en las facturas de proveedores este trimestre?»
Las facturas llegan en PDF por correo, cada proveedor con su formato. Comparar el precio de cada artículo es leerlas una a una.
«¿Cuántas invitaciones y anulaciones se hacen en cada turno?»
La caja guarda las anulaciones y las invitaciones, pero en informes que casi nadie abre. Verlas por turno exige cruzarlas con el cuadrante.
«¿Cómo cambia el ticket medio los días de partido o con la terraza abierta?»
El ticket medio está en la caja, pero los días especiales no están marcados en ningún sitio. Hay que acordarse de ellos o apuntarlos aparte.
«¿Qué local compra más de lo que vende de cada producto?»
Cada local hace sus pedidos, a veces al mismo proveedor y a precios distintos. La comparación entre locales no la tiene nadie.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de caja (TPV)
Tickets, ventas por hora y por producto, mesas, anulaciones, invitaciones y formas de pago.
Compras y proveedores
Albaranes, facturas y precios, en el ERP, en un programa de compras o en PDF que llegan por correo.
Escandallos y fichas de plato
Ingredientes, cantidades y coste de cada receta, casi siempre en hojas de cálculo.
Cuadrantes de personal
Turnos por local, día y franja, en una hoja compartida o en un programa de turnos.
Inventarios y mermas
Recuentos periódicos y producto desechado, local por local.
Programa de reservas
Número de reservas y de comensales previstos por día y servicio, si se usa.
Un ejemplo, paso a paso
El martes que cuesta lo mismo que un viernes
«¿Qué local tiene más horas de personal para lo que vende, por día de la semana?»
El sistema lee de la copia para consultar, un espacio aparte con los datos ya copiados, las ventas por día y franja de cada caja y las horas del cuadrante de los últimos tres meses.
Aplica lo acordado con gerencia: venta es el ticket cobrado, sin IVA y sin anulaciones; las invitaciones no cuentan como venta, y las horas son las planificadas en el cuadrante.
Comprueba el perfil. Gerencia ve todos los locales; cada encargado, solo el suyo. Las horas aparecen por puesto, sin nombres de personas.
A la IA le llegan ventas y horas por local, día y franja. Ningún nombre del equipo, porque la pregunta no lo necesita.
La respuesta vuelve con la tabla, las fuentes, el periodo y una nota: las horas son las del cuadrante, que pueden no coincidir con las que se trabajaron.
La respuesta
Pongamos que el local del centro vende los martes un 48 % menos que los viernes, pero tiene casi las mismas horas de sala en el cuadrante: 38 frente a 40. Las ventas salen del programa de caja y las horas, del cuadrante compartido, de julio a septiembre. La respuesta avisa de que usa horas planificadas: si alguien cambió un turno sin tocar el cuadrante, no aparece.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Ventas que se comparan
Acordamos qué es una venta: con o sin IVA, y cómo cuentan invitaciones, anulaciones y comidas del personal. Así todos los locales se miden igual.
Escandallos al día
Unimos las fichas de plato con los precios de los últimos albaranes. El coste de cada plato se puede preguntar con precios actuales y diciendo de qué compra sale cada ingrediente.
Un producto, un nombre
«Tomate pera», «TOMATE P.» y el código del proveedor son lo mismo. Dejamos hecha la equivalencia entre la carta, la caja y las compras.
Facturas de proveedor ordenadas
De los PDF de proveedores sacamos fecha, artículo, cantidad y precio en un formato ordenado, sin necesidad de un modelo de visión dedicado. Así se pueden comparar precios entre meses y proveedores.
Cada local, lo suyo
El encargado de un local consulta su local; gerencia, todos. Los datos de las personas del equipo solo los ve quien tiene ese permiso.
Lo que conviene saber
- Si la merma no se apunta, el sistema no la puede calcular. Puede mostrar la diferencia entre compras y ventas, pero dirá que eso no es lo mismo que una merma medida.
- Los albaranes escritos a mano o las fotos borrosas de un ticket pueden no leerse bien.
- El sistema no cambia precios en la caja ni hace pedidos a proveedores.
- No sabe por qué un día se vende menos: el tiempo, un partido o una obra en la calle no están en los datos, salvo que alguien los apunte.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Funciona con cualquier programa de caja?
Con muchos, siempre que haya una forma autorizada de leer los datos: una exportación, una base de datos o una conexión directa entre programas (API). Antes de confirmarlo revisamos la versión y qué datos guarda.
Tengo cinco locales con cajas distintas, ¿se pueden comparar?
Sí, si antes acordamos qué es una venta en cada uno y cómo se llaman los productos. Ese trabajo de equivalencias es buena parte del proyecto, y es lo que hace que la comparación valga.
¿Puede la cocina preguntar por un escandallo?
Sí, con su perfil. Puede preguntar cuánto cuesta un plato o qué ingrediente ha subido, sin ver, por ejemplo, las ventas por turno si no tiene ese permiso.
¿Qué se envía a la IA de mis ventas?
Solo lo que hace falta para la pregunta, normalmente totales por local, día o producto. Esa información sí viaja a la IA que elijas, a través de tu cuenta, y queda registrado qué se envió.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso