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IA para servicios técnicos: pregunta a tus partes, avisos y contratos de mantenimiento
Dejamos preparada la información de tu servicio técnico para que preguntes con IA por partes, avisos, contratos y facturas, y cada respuesta diga de qué parte o factura sale. Leemos la aplicación de partes, el ERP y las hojas de contratos con permiso solo de lectura, acordamos qué es un aviso cerrado o una visita incluida en contrato y lo conectamos con la IA que elijas, con tu propia cuenta.
«¿Qué partes de este mes están cerrados y sin facturar?»
«¿Qué clientes de mantenimiento tienen la revisión preventiva sin hacer?»
«¿Cuántas horas le estamos dando a este cliente fuera de contrato?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué partes de este mes están cerrados y sin facturar?»
Los técnicos cierran el parte en la aplicación del móvil y administración factura en el ERP. Si el número de parte no se copia en la factura, nadie ve los que se quedan fuera.
«¿Qué clientes de mantenimiento tienen la revisión preventiva sin hacer?»
Las fechas de las revisiones preventivas están en una hoja de contratos y las visitas hechas, en los partes. Cruzarlas es trabajo de una tarde que se deja para cuando llega una queja.
«¿Cuántas horas le estamos dando a este cliente fuera de contrato?»
Lo que incluye el contrato está escrito en un PDF y las horas, en los partes. Saber qué se ha hecho de más obliga a leer el contrato y sumar partes a mano.
«¿Qué equipos se nos vuelven a averiar antes de 30 días?»
Cada aviso se registra por separado. Ver que es la misma máquina, con el mismo número de serie, exige revisar su historial aviso por aviso.
«¿En qué avisos hemos tenido que volver una segunda vez, y qué técnico fue?»
La segunda salida suele ser otro parte, a veces de otro técnico, sin nada que lo ate al primero. Se intuye, pero no se cuenta.
«¿Qué repuestos hemos montado y no hemos cobrado?»
El material se apunta en el parte como texto libre o con el código del almacén de la furgoneta. La factura solo lo recoge si alguien lo pasa.
«¿Cuánto tardamos de media en llegar a un aviso urgente, por zona?»
La hora del aviso está en el programa de avisos o en el correo, y la de llegada, en el parte. Están en dos programas distintos y nadie compara una hora con la otra.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Aplicación de partes de trabajo
Avisos, visitas, horas, firma del cliente, material usado y fotos. Puede ser un programa de técnicos de campo o el módulo de servicio del ERP.
Programa de gestión (ERP)
Clientes, facturas, artículos, almacén central y stock de cada furgoneta.
Contratos de mantenimiento
Revisiones incluidas, horas cubiertas, tarifas por hora y desplazamiento. Normalmente en PDF o Word.
Hojas de cálculo
Calendario de revisiones preventivas, equipos instalados en cada cliente y planificación de rutas.
Correo
Avisos que entran por correo, presupuestos aceptados y conformidades del cliente.
Un ejemplo, paso a paso
Trabajos hechos que nunca llegaron a la factura
«¿Qué partes cerrados en septiembre no tienen factura, y cuánto suman?»
El sistema toma de la copia para consultar, un espacio aparte con los datos ya leídos, los partes cerrados en septiembre y las facturas del ERP de septiembre y octubre.
Aplica lo acordado: un parte está «cerrado» si tiene la firma del cliente y no está anulado. Cuenta como facturado si su número aparece en una línea de factura o si el cliente paga una cuota mensual que lo cubre.
Mira el perfil de quien pregunta. El responsable de operaciones ve todos los partes, pero no las tarifas pactadas con cada cliente si no tiene ese permiso. Lo decide el sistema antes de recuperar nada.
A la IA solo le llega una lista de partes con código de cliente, fecha, horas y material valorado con la tarifa. Ni direcciones ni teléfonos, que no hacen falta para responder.
La respuesta vuelve con cada parte enlazado, la tarifa usada para valorarlo y una lista aparte con los partes que no se han podido relacionar con seguridad.
La respuesta
Pongamos que aparecen 14 partes cerrados sin factura, de 6 clientes, que suman unos 3.920 € valorados con la tarifa de cada contrato. Cuatro son del mismo cliente y del mismo técnico. Hay además 3 partes dudosos, porque la factura de ese cliente no lleva número de parte: salen en una lista aparte para que administración los revise antes de facturar nada.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué es un parte terminado
Acordamos cuándo un trabajo cuenta como hecho: con la firma del cliente, con el cierre del técnico o con la revisión de la oficina. Y qué pasa con los partes anulados o duplicados.
Lo que cubre cada contrato
Sacamos de los contratos en PDF las revisiones incluidas, las horas cubiertas y las tarifas, en un formato ordenado que la IA entiende. Así se puede preguntar qué está dentro y qué queda fuera de contrato.
Cada equipo con su historia
Unimos avisos y partes por número de serie o por la ubicación del equipo. Cada máquina tiene así su historial de averías, piezas cambiadas y visitas.
Partes y facturas que se reconocen
Relacionamos los números de aviso, de parte y de factura. Lo que no casa se marca como dudoso en lugar de darlo por bueno.
Cada técnico, lo suyo
Un técnico pregunta por sus avisos y sus clientes; la oficina, por todo. Las tarifas e importes solo los ve quien tiene permiso.
Lo que conviene saber
- Si el material se apunta como texto libre («cambio de pieza»), no se podrá valorar con precisión. La respuesta lo dirá en lugar de poner un precio inventado.
- Leemos contratos en PDF con texto. Un contrato escaneado torcido o con anotaciones a mano puede no leerse bien y habrá que revisarlo.
- El sistema no reparte avisos ni cambia la agenda de los técnicos.
- Las fotos de los partes no se interpretan: se puede saber que existen y cuándo se hicieron, no lo que muestran.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Sirve si cada técnico rellena los partes a su manera?
Sirve, pero conviene saberlo antes. Revisamos una muestra de partes para ver qué campos son fiables y cuáles no, y las respuestas lo tienen en cuenta. A veces lo más útil es descubrir qué campos no rellena nadie.
¿Puede un técnico preguntar desde la furgoneta?
Si la instalación y vuestro responsable de sistemas lo permiten, sí. Verá solo sus avisos y los clientes que tiene asignados, porque ese permiso lo aplica el sistema.
¿Lee los contratos de mantenimiento?
Sí, si están en PDF o en documentos con texto. Extraemos revisiones, horas incluidas, tarifas y fechas en un formato ordenado, y la respuesta cita el contrato y el apartado del que sale.
¿Puede facturar los partes que encuentra?
No. La vía de consulta no escribe en el ERP ni en la aplicación de partes. Te da la lista con sus fuentes para que administración facture como siempre.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso