¿Cómo preparar las preguntas antes de un proyecto de IA con tus datos?

¿Por qué empezar por las preguntas y no por los programas?

Porque conectarlo todo «por si acaso» es caro y no asegura que sirva para algo. Las preguntas dicen qué información hace falta, qué programas entran primero y cuáles pueden esperar. También destapan los problemas antes de que cuesten dinero: una pregunta que nadie sabe responder hoy suele esconder un dato que no se apunta en ningún sitio.

Y hay otra razón: las preguntas son la mejor forma de saber al final si el proyecto ha funcionado. Si al empezar tienes apuntado que una pregunta tardaba dos horas en responderse y quién la hacía, después podrás comprobar con esa misma pregunta si la respuesta llega bien, rápido y con su fuente.

Paso 1: recoger las preguntas tal y como se hacen

Durante unos días, apunta las preguntas que se hacen en tu empresa sobre la operación. No las inventes en una reunión; búscalas allí donde surgen.

• Los correos y mensajes internos que piden un dato: «¿me pasas lo de Martínez?».
• Las reuniones semanales, cuando alguien dice «eso lo miro y te digo».
• Los informes que alguien prepara a mano cada mes.
• Las llamadas de clientes que obligan a buscar algo: «¿dónde está mi pedido?».

Escríbelas con las palabras exactas de quien pregunta. «¿Cómo va lo de la obra de Alcalá?» es más útil que una versión limpia, porque muestra lo que la persona da por sobrentendido.

Paso 2: anotar cinco cosas de cada pregunta

• Quién la hace: el puesto, no hace falta el nombre.
• Cada cuánto: a diario, cada semana, una vez al trimestre.
• Quién la responde hoy y cuánto tarda.
• Dónde está la información: qué programa, qué Excel, qué carpeta. Si no lo sabes, apunta «no lo sé»; también es información.
• Qué se decide con la respuesta: comprar, llamar a un cliente, mover un camión, reclamar un cobro.

Paso 3: ordenar por valor y por facilidad

Marca cada pregunta con dos notas sencillas: cuánto vale responderla rápido (alto, medio, bajo) y lo fácil que parece llegar a la información (está en un programa, está repartida, no está). Las que valen mucho y están en programas accesibles son las primeras candidatas. Las que valen mucho pero no tienen datos te dicen qué empezar a registrar.

Fíjate también en las preguntas que se parecen. «¿Qué pedidos van con retraso?», «¿qué clientes esperan material?» y «¿qué falta por servir esta semana?» suelen salir de los mismos datos. Agruparlas ayuda a ver que, con una sola fuente bien preparada, resuelves varias preguntas de golpe.

Paso 4: subrayar las palabras que necesitan definición

Relee las preguntas y subraya las palabras que pueden significar cosas distintas según quién las diga: «ventas», «activo», «retraso», «rentable», «pendiente», «cliente grande». Al lado, escribe qué entiende cada departamento. Si comercial y contabilidad no coinciden, acabas de encontrar la conversación más importante del proyecto, y es mejor tenerla ahora que cuando la IA dé una cifra que nadie reconoce.

Paso 5: incluir preguntas que no deberían poder responderse

Añade a la lista unas cuantas preguntas que el sistema debería rechazar o contestar con un «no hay datos». Sirven luego para las pruebas, y son tan importantes como las demás.

• Preguntas de permisos: «¿cuánto cobra cada persona de administración?», hecha por alguien que no debe saberlo.
• Preguntas sin datos: «¿por qué ha bajado este cliente?», si el motivo no está apuntado en ningún sitio.
• Preguntas con trampa: «¿qué cliente nos ha dejado este mes?», cuando quizá ninguno lo ha hecho.

Una plantilla para empezar hoy

Abre una hoja de cálculo con estas columnas y ve rellenándola. No hace falta que esté perfecta.

• Pregunta, con las palabras de quien la hace.
• Puesto de quien pregunta.
• Frecuencia.
• Quién la responde hoy y cuánto tarda.
• Dónde está la información.
• Qué se decide con la respuesta.
• Palabras que necesitan definición.
• Quién no debería poder ver la respuesta.

Con esa hoja, la primera conversación con cualquier proveedor, nosotros incluidos, deja de ser una presentación genérica y pasa a hablar de tu operación.