¿Cuánto cuesta conectar los datos de tu empresa a una IA?

¿De qué depende el precio?

Dos empresas del mismo tamaño pueden necesitar trabajos muy distintos. El coste depende menos del número de empleados que de estas cosas:

• Cuántos programas hay que conectar y de qué tipo: no es lo mismo un ERP con una conexión directa entre programas (API) bien documentada que un programa antiguo del que solo se pueden sacar exportaciones.
• Lo ordenados que estén los datos: clientes duplicados, campos que cada uno rellena a su manera o histórico incompleto suman trabajo.
• Cuánto histórico se quiere poder consultar y cada cuánto hay que actualizar la copia.
• Cuántos perfiles de acceso hay y lo finos que tienen que ser los permisos.
• Si entran documentos, como PDF de facturas o contratos, y cuántos tipos distintos.
• Dónde se instala: en tu servidor o en uno dedicado solo para tu empresa.

Por eso no damos un precio sin antes revisar tus programas, tus datos y tus servidores. Cualquier cifra previa sería adivinar.

La implantación: dejarlo todo preparado

Es el trabajo inicial y suele ser la parte principal. Incluye conectar los programas con permiso de solo lectura, montar la copia para consultar, dejar legibles para la IA los documentos que lo necesiten, configurar los permisos de cada perfil, preparar la conexión con la IA que elijas y probarlo todo con preguntas reales de tu equipo.

Conectar los programas suele dar menos trabajo que conocerlos bien. Saber que en tu ERP los abonos se registran como facturas en negativo, o que una delegación apunta los pedidos en otra serie, ayuda a que la IA sepa dónde buscar y a que la respuesta lo explique cuando eso cambia una cifra.

El servidor: en tu casa o dedicado para ti

La instalación necesita un servidor donde funcionar. Hay dos opciones. Si ya tienes servidores y equipo de sistemas, se puede instalar en el tuyo; ese coste ya lo tienes y lo que cambia es el espacio que ocupa. Si prefieres no ocuparte, se instala en un servidor dedicado solo para tu empresa, nunca compartido con otras, y su coste entra en el contrato.

En los dos casos no hace falta un equipo especial para la IA, porque la IA no funciona en ese servidor. Esa es una de las grandes diferencias de coste frente a un modelo propio.

El mantenimiento: que siga funcionando cuando cambian tus programas

Tus programas cambian: el ERP se actualiza, se crea un campo nuevo, se abre una delegación, se empieza a usar un programa nuevo. El mantenimiento cubre eso, además de las actualizaciones de la propia instalación, las copias de seguridad y la revisión de que las respuestas siguen citando bien sus fuentes.

Si la instalación va en tu servidor, el mantenimiento se puede contratar aparte. Si va en un servidor dedicado, va incluido según lo que fije el contrato. En la propuesta queda escrito qué cubre y qué no.

El consumo de la IA: lo pagas tú, con tu cuenta

La IA que elijas (ChatGPT, Gemini o Claude) cobra por uso: por la cantidad de texto que recibe y que devuelve. Como la conexión se hace con la cuenta de tu empresa, la empresa de IA te factura directamente a ti. No hay margen nuestro escondido en ese consumo, y lo ves en su factura.

Depende de cuántas preguntas se hagan y de cuántos datos lleve cada una. Enviar solo lo necesario protege mejor tu información y también abarata cada pregunta. Las empresas de IA suelen permitir poner avisos o límites de gasto en la cuenta, algo recomendable al principio.

¿Por qué un modelo propio sale mucho más caro?

Porque a todo lo anterior le sumas la máquina que ejecuta el modelo y la gente que la cuida. Hablamos de equipos con tarjetas gráficas de gama alta, su electricidad y su refrigeración, alguien que instale, actualice y vigile el modelo, y renovarlo cuando se quede atrás. Y lo pagas entero aunque nadie pregunte nada durante días.

Con una IA externa pagas por lo que usas. Las conexiones, la preparación de los documentos y los permisos hacen falta igual en los dos casos, así que lo que te ahorras es la máquina y el personal para el modelo, una parte muy cara y la que menos aporta a la calidad de tus respuestas.

¿Qué preparar para pedir un presupuesto con sentido?

• La lista de programas donde está la información, con su versión si la sabes.
• Algunos ejemplos de lo que tu equipo pregunta a menudo, para entender qué información usáis.
• Quién va a preguntar y qué debería poder ver cada uno.
• Si tienes servidor propio y alguien de sistemas, o prefieres uno dedicado.
• Qué IA usáis ya en la empresa, si usáis alguna.

Con eso la propuesta separa la implantación, el servidor, el mantenimiento y el consumo previsto, y puedes comparar cada parte por separado.