Distribución
IA para distribuidoras: pregunta a tus pedidos, clientes y facturas
Preparamos la información de tu distribuidora para que preguntes con IA, con tus palabras, y cada respuesta diga de dónde sale. Leemos pedidos, albaranes, facturas, tarifas y stock con permiso solo de lectura, acordamos qué es una venta o un cliente activo y lo conectamos con la IA que elijas, usando tu propia cuenta. Comercial, compras y dirección trabajan con las mismas cifras y nadie tiene que cruzar exportaciones a mano.
«¿Qué clientes me están comprando menos este trimestre que el anterior?»
«¿Qué albaranes tenemos servidos y sin facturar?»
«¿Cuánto margen me queda en cada familia, quitando rappels y portes?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué clientes me están comprando menos este trimestre que el anterior?»
Las ventas están en el programa de gestión (ERP), pero compararlas por cliente y periodo obliga a sacar dos listados y cruzarlos en Excel. Y cada persona descuenta los abonos a su manera.
«¿Qué albaranes tenemos servidos y sin facturar?»
El albarán sale del almacén y la factura se hace en administración, a menudo agrupando varios albaranes. Saber cuáles se quedaron fuera obliga a repasar referencias una a una.
«¿Cuánto margen me queda en cada familia, quitando rappels y portes?»
El precio de venta está en la factura, el coste en las compras y los rappels en una hoja que lleva compras. Juntar las tres cosas se hace una vez al año, si se hace.
«¿Qué referencias tengo con stock para más de seis meses?»
Las existencias están en el programa de almacén y la rotación hay que calcularla con las ventas. Nadie lo mira hasta que falta sitio en la nave.
«Mañana voy a ver a este cliente, ¿qué condiciones tiene pactadas?»
Los precios especiales están en el ERP, pero los descuentos acordados por correo o en un contrato en PDF no. El comercial llama a la oficina o va sin saberlo.
«¿Qué comercial tiene más clientes que nos pagan tarde?»
Los cobros están en contabilidad y la cartera de cada comercial en el programa de clientes (CRM). Hay que unir dos listados cuyos códigos de cliente no siempre coinciden.
«¿Qué pedidos salieron incompletos el mes pasado y qué referencia faltó?»
La diferencia entre lo pedido y lo servido queda en las líneas del albarán, que casi nadie revisa en conjunto. Las roturas de stock se ven caso a caso, no como tendencia.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión (ERP)
Pedidos, albaranes, facturas, abonos, tarifas, clientes y artículos. Por ejemplo, Sage, a3ERP, Odoo o SAP Business One.
Programa de almacén
Ubicaciones, existencias, entradas, salidas e inventarios. A veces es un módulo del propio ERP.
Programa de clientes (CRM)
Visitas, oportunidades, cartera de cada comercial y notas de seguimiento.
Hojas de cálculo
Rappels, objetivos por comercial, previsiones de compra y listados que alguien mantiene a mano.
Correo y documentos
Acuerdos comerciales, contratos y condiciones de proveedores en PDF, guardados en Outlook, Gmail o carpetas compartidas.
Contabilidad
Vencimientos, cobros, impagados y riesgo por cliente.
Un ejemplo, paso a paso
Clientes que compran menos de lo que parece
«¿Qué clientes de la zona norte han comprado menos este trimestre que el anterior, descontando abonos?»
El sistema busca las facturas y abonos de los dos trimestres en la copia para consultar: un espacio aparte donde están los datos ya leídos del ERP. No entra en el ERP en ese momento ni cambia nada en él.
Aplica lo que acordasteis: «venta» es la factura menos sus abonos, el trimestre se cuenta por fecha de factura y «zona norte» son las provincias asignadas a ese comercial.
Comprueba quién pregunta. La responsable de zona ve sus clientes; si pregunta un comercial de otra zona, el sistema no recupera esos datos, sin depender de lo que diga la IA.
Envía a la IA solo la tabla necesaria: códigos de cliente en lugar de nombres, importes por trimestre y la definición de venta. Cambiar nombres por códigos no hace anónimos los datos, pero reduce lo que viaja.
La IA redacta la respuesta, el sistema vuelve a poner los nombres para quien puede verlos y añade las facturas y el periodo usados. La consulta queda registrada: quién preguntó, qué datos se usaron y qué se envió.
La respuesta
Pongamos que salen 11 clientes con caídas de más del 20 %. Tres de ellos explican casi toda la bajada: entre los tres han facturado unos 18.400 € menos que el trimestre anterior, según las facturas y abonos del ERP. La respuesta no dice por qué compran menos, porque eso no está en los datos. Sí señala que dos de ellos no tienen ninguna visita registrada en el CRM desde primavera.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué cuenta como venta
Acordamos si una venta es el pedido, el albarán o la factura, y cómo restan abonos, devoluciones y rappels. Así comercial y administración llegan a la misma cifra cuando preguntan lo mismo.
Clientes y artículos que encajan
Un mismo cliente puede tener un código por cada dirección de entrega, o estar escrito de otra forma en el CRM. Dejamos hecha esa relación para que las preguntas por cliente o por grupo de compra sumen bien.
Tarifas y condiciones en un sitio
Unimos tarifas generales, precios especiales del ERP y acuerdos que están en hojas o en PDF. La respuesta dice qué condición se aplica a ese cliente y de qué documento sale.
La cartera de cada comercial
Trasladamos cómo se reparten los clientes por zonas o comerciales. Cada comercial pregunta sobre su cartera y dirección sobre el conjunto.
Del pedido a la factura
Relacionamos pedido, albarán y factura por sus referencias. Así se puede preguntar por lo servido, lo que salió incompleto y lo que falta por facturar.
Lo que conviene saber
- Si los albaranes se agrupan en facturas sin dejar su referencia, algunos no se podrán relacionar con seguridad. Esos casos se muestran aparte, no se reparten a ojo.
- El sistema sabe lo que compra cada cliente, no por qué deja de comprar. Para eso hacen falta las notas del comercial o hablar con el cliente.
- Los rappels calculados a mano en una hoja serán tan fiables como esa hoja. Si cambia de formato cada año, hay que revisarla antes de incorporarla.
- La consulta solo lee: no hace pedidos, no cambia precios y no toca el stock.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Funciona si nuestro ERP es antiguo o está muy personalizado?
Muchas veces sí. Antes de confirmar nada revisamos la versión, cómo se puede entrar con permiso de solo lectura y en qué estado están los datos. Si no hay una forma autorizada de leerlo, te lo decimos.
¿Pueden preguntar los comerciales cuando están en la calle?
Pueden preguntar desde donde trabajen si la instalación lo permite y vuestro responsable de sistemas lo autoriza. Cada comercial ve solo su cartera, porque ese permiso lo aplica el sistema, no la IA.
¿Qué viaja a la IA cuando pregunto por un cliente?
Solo los datos necesarios para esa pregunta, con los nombres cambiados por códigos cuando no hacen falta. Esa información sí llega a la IA que elijas, a través de tu cuenta, y queda registrado qué se envió.
¿Y si el stock del programa no coincide con lo que hay en la nave?
La respuesta dará el stock del programa y dirá de qué fecha es. Si el inventario no está al día, el sistema no tiene forma de saberlo. Lo que sí puedes hacer es preguntar por las diferencias entre entradas, salidas y recuentos para ver dónde se descuadra.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso