Integraciones · PDF y documentos
Pregunta a tus PDF con IA: facturas, albaranes y contratos
Sí. Leemos facturas, albaranes, contratos e informes en PDF y sacamos lo que importa (importes, fechas, referencias, cláusulas) en un formato ordenado que la IA entiende y que tú puedes comprobar. No hace falta un modelo de visión dedicado ni equipos especiales. Los documentos mal escaneados o escritos a mano se revisan aparte, sin prometer que se puedan leer.
Solo lectura
Qué información leemos
Lo que puedes preguntarle
Facturas de proveedores
Número, fecha, proveedor, conceptos, base, impuestos y total. Sirve para preguntar cuánto se ha pagado por un concepto o comparar precios entre proveedores sin abrir factura por factura.
Albaranes de entrega
Qué se entregó, cuándo, a quién y con qué referencia de pedido. Permite cruzar lo recibido con lo pedido y encontrar entregas incompletas.
Contratos y condiciones
Partes, fechas de inicio y fin, renovaciones, plazos de preaviso, penalizaciones y condiciones de pago. La respuesta cita la cláusula concreta y el documento del que sale.
Informes y certificados
Informes de inspección, de mantenimiento o de calidad, y fichas técnicas. Útiles para preguntar qué equipos tienen una revisión pendiente o qué resultado dio la última inspección.
Cómo nos conectamos
Con permiso solo de lectura y sin tocar nada
Extracción estructurada
Leemos el texto del PDF y lo convertimos en datos ordenados: un campo para el importe, otro para la fecha, otro para la referencia. Así la IA trabaja con datos claros en lugar de con el documento entero, y tú puedes comprobar cada valor.
Sin modelo de visión dedicado
No hace falta instalar un sistema especial que «mire» las imágenes ni tarjetas gráficas. La mayoría de PDF de facturas, albaranes y contratos ya llevan texto dentro, y es lo que aprovechamos.
Plantillas acordadas por tipo de documento
Definimos qué datos importan en cada tipo: no se saca lo mismo de una factura que de un contrato. Lo probamos con documentos reales de tu empresa antes de dar la lectura por buena.
Los documentos difíciles se revisan aparte
Un escaneo torcido, borroso o escrito a mano puede no leerse bien. Esos documentos quedan señalados para revisarlos aparte; no prometemos que se puedan leer y, si un dato no sale con claridad, la respuesta lo dice en lugar de inventarlo.
Desde la carpeta donde ya están
Leemos los PDF con permisos de lectura desde la carpeta del servidor, de SharePoint, de OneDrive o de Google Drive donde se guardan. Los documentos nuevos se incorporan en cada actualización acordada y se respetan los permisos de cada carpeta.
Preguntas que podrías hacer
Con tus palabras, sin fórmulas ni informes. Cada respuesta dice de dónde sale.
- «¿Cuánto hemos pagado este año en transporte a Transportes Ribera?»
- «¿Qué contratos de mantenimiento vencen antes de marzo y cuál es su plazo de preaviso?»
- «¿Qué albaranes de septiembre no tienen factura correspondiente?»
- «¿Qué proveedor nos cobró más caro el palé de cartón el último trimestre?»
- «¿Qué penalización por retraso fija el contrato con Montajes Lizarra?»
- «¿Qué equipos dieron un resultado desfavorable en la última inspección?»
Lo que conviene saber
- Los escaneos de mala calidad, las fotos de móvil torcidas y los documentos escritos a mano pueden no leerse bien. Se revisan aparte y no se prometen.
- Si cada proveedor manda la factura con un formato muy distinto, la primera puesta a punto lleva más trabajo. Empezamos por los proveedores que más pesan.
- Un mismo documento guardado varias veces (el PDF original y el reenviado por correo) puede contar doble. Acordamos cómo detectar esas copias.
- La lectura de un contrato extrae lo que dice el texto; no es una interpretación jurídica. Las dudas legales siguen siendo para quien asesora a tu empresa.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Necesito un programa especial para que la IA lea mis PDF?
No. Usamos extracción estructurada sobre el texto del PDF, sin necesidad de un modelo de visión dedicado ni equipos con tarjetas gráficas. Tú sigues guardando los documentos donde siempre.
¿Qué pasa con los documentos escaneados?
Depende de cada escaneo, así que lo comprobamos con muestras reales. Si está borroso, torcido o escrito a mano, se revisa aparte y no prometemos leerlo. Cuando un dato no sale claro, la respuesta lo indica.
¿Cómo sé que el importe extraído es el correcto?
Cada dato extraído queda enlazado al documento del que sale, así que se puede abrir y comprobar. En las pruebas comparamos la extracción con documentos revisados por tu equipo antes de darla por buena.
¿Se envían los PDF completos a la IA?
No. Para cada pregunta se envían solo los datos necesarios ya extraídos, no el documento entero, y se pueden tapar nombres o datos personales que no hagan falta. Todo queda registrado.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué versión de PDF y documentos usas y qué quieres poder preguntar.
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