Integraciones · Google Workspace
Pregunta a tu Google Drive y tu Gmail con IA, sin dar acceso a todo
Sí. Leemos las carpetas de Drive, los Documentos, las Hojas de cálculo y los buzones de Gmail que tu empresa elija, con permiso solo para leer. Nada se cambia en tu Google Workspace. Cada persona recibe respuestas solo de lo que ya podía abrir, y cada respuesta indica de qué archivo sale. Antes de conectar revisamos cómo están compartidas tus carpetas.
Solo lectura
Qué información leemos
Lo que puedes preguntarle
Unidades compartidas de Drive
Las carpetas comunes donde el equipo guarda presupuestos, contratos, fichas técnicas o informes. Sirve para encontrar al momento lo que hoy exige saber en qué carpeta lo dejó cada uno.
Documentos de Google
Procedimientos, actas de reuniones, propuestas y manuales internos. La IA puede responder citando el párrafo concreto, en lugar de mandarte a leer el documento entero.
Hojas de cálculo que hacen de registro
Seguimiento de pedidos, cuadrantes de turnos, inventarios o listas de precios llevados en Hojas de cálculo. Las leemos como tablas, con sus columnas, para que se puedan sumar y comparar con criterio.
Buzones de Gmail elegidos
Un buzón como el de atención al cliente o el de compras guarda quién pidió qué y cuándo. Solo entran los buzones que la empresa señale; los personales quedan fuera salvo decisión expresa.
Cómo nos conectamos
Con permiso solo de lectura y sin tocar nada
Acceso autorizado, solo para leer
El administrador de tu Google Workspace autoriza un acceso con permisos de lectura. Con él copiamos lo acordado a un espacio aparte, solo para consultar. En Drive y en Gmail no se edita ni se borra nada.
Tú decides qué carpetas y buzones entran
Hacemos la lista juntos: esta unidad compartida sí, aquella no, solo el buzón de compras. Lo que no está en la lista no se lee.
Se respetan los permisos de cada carpeta
Copiamos también con quién está compartido cada archivo. Si una persona no puede abrir la carpeta de dirección en Drive, la consulta no le dará respuestas que salgan de ella. Ese filtro lo aplica el sistema antes de que intervenga la IA.
Enlaces «para cualquiera con el enlace»
En Drive es habitual compartir archivos con un enlace abierto. Antes de conectar te señalamos esos casos, porque un archivo así podría estar visible para más gente de la que crees. Tú decides si se corrige en origen o si se deja fuera.
Actualización con fecha visible
La copia se actualiza con la frecuencia acordada, por ejemplo cada noche. Cada respuesta indica de qué momento son los datos, para que sepas si un cambio de esta mañana ya está incluido.
Preguntas que podrías hacer
Con tus palabras, sin fórmulas ni informes. Cada respuesta dice de dónde sale.
- «¿Qué dice el procedimiento de devoluciones sobre los productos abiertos?»
- «¿Cuántas unidades del artículo 3310 quedan según el inventario de la semana pasada?»
- «¿Qué clientes escribieron al buzón de atención por retrasos en octubre?»
- «¿Qué presupuestos enviamos a empresas de Zaragoza este trimestre?»
- «¿Quién tiene turno de guardia el próximo fin de semana?»
- «¿Qué se acordó en la última reunión con el proveedor de embalajes?»
Lo que conviene saber
- Si muchas carpetas están compartidas con toda la empresa o con enlace abierto, la consulta respetará esa situación tal cual. Lo revisamos al principio y te proponemos qué ordenar.
- Las Hojas de cálculo sin una estructura clara (celdas combinadas, varios cuadros en la misma pestaña, totales mezclados con datos) necesitan un trabajo previo para que las cifras salgan bien.
- Si existen copias del mismo documento en varias carpetas, hay que decidir cuál cuenta. Si no, la respuesta podría basarse en una versión antigua.
- Entre una actualización y la siguiente, los cambios recientes aún no aparecen en las respuestas.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Podéis leer todo nuestro Google Drive?
Solo lo que la empresa elija. El acceso se limita a las carpetas, unidades compartidas y buzones acordados, y únicamente para leer. El administrador puede revisarlo y retirarlo cuando quiera.
¿Usáis Gemini por tener Google Workspace?
No tiene por qué. La empresa elige la IA que quiere usar, por ejemplo Gemini, ChatGPT o Claude, con su propia cuenta. Que la información esté en Google no obliga a usar la IA de Google, y se puede cambiar más adelante repitiendo antes las pruebas.
¿Qué pasa con los archivos personales de cada empleado?
No entran salvo que la empresa lo decida de forma expresa para casos concretos. Lo habitual es trabajar con unidades compartidas y buzones comunes, que son los que recogen la información del día a día.
¿Llegan nuestros correos a la IA?
Para cada pregunta viaja solo la parte necesaria para responderla, a través de la cuenta de tu empresa. Se pueden tapar nombres y direcciones cuando no hacen falta. Todo queda registrado: quién preguntó, qué se usó y qué se envió.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué versión de Google Workspace usas y qué quieres poder preguntar.
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