Integraciones · Microsoft 365
Pregunta a tu Microsoft 365 con IA, sin abrirle la puerta a todo
Sí. Leemos los sitios de SharePoint, las carpetas de OneDrive, los Excel y los buzones de Outlook que tu empresa elija, con permiso solo para leer. Lo que no eliges no entra. Cada persona ve en las respuestas lo mismo que ya podía abrir en Microsoft 365, y cada respuesta dice de qué documento sale. Antes de empezar revisamos cómo están ordenados los permisos de tus carpetas.
Solo lectura
Qué información leemos
Lo que puedes preguntarle
Contratos y documentos de SharePoint
Contratos, condiciones, procedimientos y ofertas guardados en bibliotecas de SharePoint. Sirve para preguntar «¿qué condiciones de pago tenemos con este cliente?» y recibir la respuesta con el documento y la versión que la respaldan.
Carpetas de trabajo en OneDrive
Solo las carpetas que se acuerden, por ejemplo la de informes de calidad o la de planes de mantenimiento. Las carpetas personales de cada empleado no entran salvo que la empresa lo decida de forma expresa.
Libros de Excel que hacen de registro
Muchas empresas llevan en un Excel las tarifas, los turnos, las incidencias o el seguimiento de obras. Los leemos como tablas, con sus columnas y sus fechas, para que la IA pueda sumar, comparar y filtrar sin adivinar.
Buzones de Outlook elegidos
Un buzón compartido como el de pedidos o el de incidencias puede contar mucho: qué cliente escribió, cuándo y sobre qué. Solo entran los buzones que la empresa señale, nunca todos por defecto.
Archivos compartidos en Teams
Los archivos que se suben a los canales de Teams se guardan en realidad en SharePoint, así que pueden entrar como un sitio más. Las conversaciones de chat no las incluimos por defecto: suelen mezclar temas y personas, y conviene decidir antes si tiene sentido.
Cómo nos conectamos
Con permiso solo de lectura y sin tocar nada
Una aplicación autorizada, solo para leer
Tu responsable de Microsoft 365 da de alta un acceso autorizado con permisos de lectura. Con él copiamos lo acordado a un espacio aparte, solo para consultar. En tus carpetas y en tus correos no se mueve ni se cambia nada.
Tú eliges qué sitios, carpetas y buzones entran
Hacemos juntos la lista: este sitio de SharePoint sí, aquella carpeta no, solo el buzón de pedidos. Lo que queda fuera de la lista no se lee, aunque el acceso técnico pudiera llegar más lejos.
Se respetan los permisos de cada carpeta
Copiamos también quién puede ver cada documento. Si una persona no tiene acceso a la carpeta de nóminas en SharePoint, tampoco recibirá respuestas que salgan de ella. Ese filtro lo aplica el sistema antes de preguntar a la IA, no una instrucción que la IA podría saltarse.
Actualización con fecha visible
La copia se actualiza con la frecuencia que acordemos, por ejemplo cada noche o varias veces al día. Cada respuesta indica de qué momento son los datos, para que nadie confunda la foto de ayer con la de ahora.
Versiones de los documentos
Un contrato puede tener cinco versiones en SharePoint. Acordamos cuál cuenta, normalmente la última publicada, y la respuesta dice de qué versión ha sacado el dato.
Preguntas que podrías hacer
Con tus palabras, sin fórmulas ni informes. Cada respuesta dice de dónde sale.
- «¿Qué plazo de entrega pactamos con Suministros Ebro en el último contrato?»
- «¿Qué incidencias de calidad se registraron en marzo en la línea 2?»
- «¿Cuántos correos de reclamación recibió el buzón de pedidos la semana pasada y de qué clientes?»
- «¿Qué tarifa tiene vigente el cliente 4021 según el Excel de precios?»
- «¿Qué procedimiento hay que seguir para dar de alta a un proveedor nuevo?»
- «¿Qué ofertas enviamos en septiembre que siguen sin respuesta?»
Lo que conviene saber
- Si los permisos de SharePoint están desordenados (carpetas abiertas a toda la empresa sin querer), la consulta los respetará tal como están. Por eso los revisamos antes y te señalamos lo que convendría corregir en origen.
- Un documento escaneado como imagen dentro de una carpeta no se lee igual que uno con texto. Lo tratamos como un PDF más y lo que no se pueda leer bien queda señalado.
- Si hay varias copias del mismo Excel en carpetas distintas, hay que decidir cuál manda. Sin esa decisión, la respuesta podría mezclar cifras.
- La copia no es instantánea: entre una actualización y la siguiente, un cambio hecho en un documento no aparece todavía en las respuestas.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Tenéis acceso a todo nuestro Microsoft 365?
No. El acceso se limita a los sitios, carpetas y buzones que la empresa elige, y solo para leer. Tu responsable de sistemas puede revisar y retirar ese acceso cuando quiera.
¿Un empleado podrá ver documentos que hoy no puede abrir?
No debería, y lo comprobamos en las pruebas. Los permisos de cada documento se copian junto con el contenido y se aplican antes de que la IA reciba nada. Si alguien no puede abrir una carpeta en SharePoint, tampoco obtiene respuestas que salgan de ella.
¿Se envían nuestros correos a la IA?
A la IA solo llega lo necesario para responder cada pregunta, a través de la cuenta de IA de tu empresa. Si la pregunta no tiene que ver con un buzón, ese buzón no se usa. Los nombres y las direcciones se pueden tapar cuando no hacen falta, y queda registrado qué se envió.
¿Hace falta cambiar algo en nuestro Microsoft 365?
Normalmente no hace falta mover documentos ni cambiar la forma de trabajar. Sí puede convenir ordenar algunos permisos o decidir qué versión de ciertos archivos es la buena. Eso lo vemos en la revisión inicial.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué versión de Microsoft 365 usas y qué quieres poder preguntar.
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