Despachos profesionales
IA para despachos profesionales: pregunta a tus expedientes, horas y documentos
Preparamos la información de tu despacho, ya sea asesoría, gestoría, bufete o ingeniería, para que preguntes con IA por expedientes, horas, vencimientos, honorarios y documentos, y cada respuesta diga de qué expediente o escrito sale. Leemos el programa del despacho, el registro de horas, el correo y las carpetas con permiso solo de lectura, y el sistema aplica quién puede ver cada cliente antes de enviar nada a la IA.
«¿Qué clientes consumen más horas de las que les facturamos?»
«¿Qué vencimientos tenemos la semana que viene y quién lleva cada uno?»
«¿Cómo va el expediente de este cliente?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué clientes consumen más horas de las que les facturamos?»
Las horas se apuntan en una herramienta y las facturas salen de otra. Con igualas o tarifas cerradas, la diferencia no se ve hasta que alguien la calcula a mano.
«¿Qué vencimientos tenemos la semana que viene y quién lleva cada uno?»
Las fechas están en la agenda de cada profesional, en el programa del despacho y en algún Excel. No hay un único sitio donde mirarlo con seguridad.
«¿Cómo va el expediente de este cliente?»
El último movimiento puede estar en el programa, en un correo o en un escrito guardado en una carpeta. Quien coge el teléfono tiene que preguntar al responsable.
«¿Qué clientes de iguala no nos han mandado la documentación del trimestre?»
La lista de clientes está en el programa y los papeles llegan por correo o por un portal. Saber quién falta se hace repasando bandeja por bandeja.
«¿Qué pusimos el año pasado en el informe sobre este mismo asunto?»
Informes y escritos están en carpetas por cliente y año, con nombres poco claros. Encontrarlo depende de que alguien recuerde dónde lo guardó.
«¿Qué proyectos se nos están yendo de horas?»
En una ingeniería, el presupuesto aceptado está en un PDF o una hoja y las horas, en el registro del equipo. La desviación se descubre al cerrar el proyecto.
«¿Qué facturas de honorarios llevan más de 60 días sin cobrarse?»
El cobro se ve en contabilidad y el responsable de cada cliente, en el programa del despacho. Hay que unir los dos para saber a quién avisar.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión del despacho
Clientes, expedientes, responsables, vencimientos y facturación. Puede ser un programa para asesorías o bufetes, o un programa de clientes (CRM) adaptado.
Registro de horas
Tiempo de cada profesional por cliente, expediente o proyecto, con su código de actividad.
Correo
Outlook o Gmail, con la documentación que envían los clientes y las comunicaciones de cada expediente.
Carpetas y documentos
Escritos, informes, contratos, presupuestos y memorias en Word y PDF, en SharePoint, OneDrive, Google Drive o el servidor del despacho.
Contabilidad y facturación
Honorarios, igualas, provisiones de fondos y cobros.
Un ejemplo, paso a paso
Clientes con tarifa cerrada que se llevan el tiempo
«¿Qué clientes con iguala han consumido este trimestre más horas de las que cubre su cuota?»
El sistema toma de la copia para consultar, un espacio aparte con los datos ya leídos, las horas registradas por cliente y las cuotas de iguala facturadas en el trimestre.
Aplica lo acordado: cuentan las horas imputadas al cliente, no las internas; la cuota se convierte en horas con la tarifa de referencia que fijó la dirección, y los trabajos extra facturados aparte no se suman.
Comprueba quién pregunta. La socia directora ve todos los clientes; un responsable de área, solo los de su área. Los expedientes marcados como reservados quedan fuera para quien no está asignado a ellos.
A la IA le llegan códigos de cliente, horas, cuota y tarifa. Ni nombres ni contenido de los expedientes, porque no hacen falta para esta pregunta.
La respuesta vuelve con la lista, las horas de cada cliente, los registros usados y el periodo. Queda constancia de quién preguntó y de qué se envió.
La respuesta
Pongamos que de 40 clientes con iguala, 3 se llevan el 52 % de las horas del trimestre. Uno de ellos ha consumido 96 horas con una cuota que, a la tarifa de referencia, cubre unas 30. Las cifras salen del registro de horas y de las facturas de iguala del trimestre. La respuesta no dice si conviene revisar la cuota: eso lo decide el despacho.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
El secreto profesional, en los permisos
Trasladamos al sistema quién lleva cada cliente y qué expedientes son reservados. Si alguien no está asignado, el sistema no recupera esa información, aunque la pregunta la pida.
Expedientes que se reconocen
Unimos el expediente del programa con sus correos y sus carpetas por cliente y número. Así la respuesta puede decir en qué punto está y qué documento lo respalda.
Horas que se pueden comparar
Ordenamos los códigos de actividad del registro de horas y acordamos qué es facturable, qué es interno y cómo se trata una iguala o un presupuesto cerrado.
Borrador o documento final
Fijamos qué carpetas cuentan y cómo distinguir un borrador de un escrito presentado o de un informe firmado, para que la respuesta cite el que vale.
Lo mínimo para la IA
Para cada pregunta se envía solo lo necesario, con los nombres de clientes cambiados por códigos cuando no hacen falta. Eso reduce lo que viaja, pero no convierte los datos en anónimos.
Lo que conviene saber
- No da asesoramiento jurídico, fiscal ni técnico. Encuentra y resume lo que hay en tus documentos; el criterio es del profesional.
- Con una IA de un proveedor externo, la información autorizada para cada pregunta sí viaja a ese proveedor. Conviene decidir qué tipos de expediente no se consultan así y revisarlo con quien os asesore en protección de datos.
- Si los documentos se guardan con nombres como «definitivo2_bueno.docx», el sistema no sabrá cuál es la versión válida sin una regla acordada.
- Escritos escaneados de mala calidad o notas a mano pueden no leerse bien.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Es compatible con el secreto profesional?
Depende de cómo se configure y de qué se consulte, y conviene revisarlo con quien asesore al despacho en protección de datos y deontología. Lo que sí hacemos es aplicar los permisos en el sistema, enviar a la IA solo lo necesario y dejar registrado qué se envió en cada consulta.
¿Puede redactar escritos o informes?
Está pensado para preguntar y encontrar información. Puede resumir lo que dice un expediente o un informe anterior, citando de dónde sale cada parte. El escrito lo hace el profesional, y la vía de consulta no guarda nada en vuestros programas.
¿Lee el correo de todo el despacho?
Solo los buzones o carpetas que se acuerden, con permiso de lectura. Se puede limitar a carpetas concretas por cliente, y cada persona ve solo lo que le corresponde.
Somos una ingeniería y trabajamos por proyectos, ¿nos sirve?
Sí. En lugar de expedientes hablamos de proyectos, presupuestos, horas y entregables, y acordamos qué cuenta como desviación. La forma de trabajar es la misma.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso