Alquiler de maquinaria
IA para alquiler de maquinaria: pregunta por contratos, flota disponible y taller
Conectamos el programa de alquiler, el taller, las horas de uso de las máquinas y la facturación para que preguntes con tus palabras: qué plataformas elevadoras estarán libres la semana que viene, qué máquinas pasan más días en taller que alquiladas o qué contratos se han alargado sin facturar la prórroga. Solo leemos, nunca cambiamos un contrato, y cada respuesta enlaza la máquina, el contrato o el parte de taller del que sale.
«¿Qué plataformas de tijera de 10 metros estarán libres del 3 al 7 de noviembre?»
«¿Qué máquinas han pasado más días en taller que alquiladas este año?»
«¿Qué contratos llevan más días de los pactados y no tienen la prórroga facturada?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué plataformas de tijera de 10 metros estarán libres del 3 al 7 de noviembre?»
La disponibilidad depende de devoluciones previstas que a veces se alargan y de máquinas que están en taller. El comercial suele llamar al jefe de flota para saberlo.
«¿Qué máquinas han pasado más días en taller que alquiladas este año?»
Los días alquilados salen de los contratos y los de taller, de los partes de reparación. Nadie los pone uno al lado del otro por número de flota.
«¿Qué contratos llevan más días de los pactados y no tienen la prórroga facturada?»
El cliente se queda la máquina unos días más y lo avisa por teléfono. Si nadie actualiza el contrato, esos días no se cobran.
«¿Qué clientes devuelven máquinas con daños más a menudo y cuánto les hemos cobrado por ello?»
Los daños se anotan en el albarán de recogida, a veces con fotos, y el cargo, si se hace, va en otra factura.
«¿Qué ocupación ha tenido cada familia de máquinas este trimestre?»
Miniexcavadoras, carretillas, plataformas: cada familia se mide distinto según se alquile por días, semanas o meses.
«¿Qué máquinas tienen la revisión periódica vencida o a punto de vencer?»
Las fechas de revisión se llevan en el taller o en una hoja aparte, y no se cruzan con las reservas futuras.
«¿Cuántas horas marcan los contadores frente a las horas pactadas en el contrato?»
Las horas de uso llegan de la plataforma del fabricante o de la lectura del contador al recoger, no del programa de alquiler.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión de alquiler
Contratos, reservas, entregas, recogidas y tarifas por día, semana o mes.
Taller y mantenimiento
Partes de reparación, revisiones periódicas y piezas usadas por máquina.
Horas de uso y ubicación
Datos de las máquinas que envía la plataforma del fabricante, cuando ofrece una forma autorizada de leerlos.
Albaranes de entrega y recogida (PDF)
Estado de la máquina, lectura de horas, daños y firmas.
Programa de facturación (ERP)
Facturas de alquiler, prórrogas, cargos por daños y abonos.
Un ejemplo, paso a paso
¿Tenemos plataformas para esa obra?
«¿Cuántas plataformas de tijera de 10 metros tendremos libres del 3 al 7 de noviembre?»
El sistema comprueba el permiso: el comercial ve disponibilidad y estados, pero no los precios pactados con otros clientes.
Reúne la flota de esa familia: unidades totales, alquiladas, reservadas y en taller.
Revisa los contratos que terminan antes del día 3 y si esos clientes suelen prorrogar.
Envía a la IA la tabla de máquinas con estados y fechas. Los nombres de los clientes no hacen falta y no viajan.
La IA responde y el sistema enlaza cada número de flota con su contrato o su parte de taller.
La respuesta
La flota tiene 24 plataformas de tijera de 10 metros. Del 3 al 7 de noviembre hay 5 libres seguro. Otras 4 vuelven el 31 de octubre de un mismo contrato, pero ese cliente prorrogó sus dos últimos alquileres: conviene llamarle antes de comprometerlas. Dos están en taller con la reparación prevista para el día 30. Las 13 restantes están alquiladas o reservadas toda esa semana.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
El número de flota como eje
Cada máquina con su número une contratos, partes de taller, revisiones y horas de uso. Si una máquina cambia de número o de delegación, guardamos la equivalencia.
Estados claros
Disponible, reservada, alquilada, en taller, en tránsito: acordamos los estados y cuándo pasa una máquina de uno a otro, para que «libre» quiera decir lo mismo para todo el equipo.
Días facturables y prórrogas
Fines de semana, días de lluvia o mínimos de alquiler cambian lo que se cobra. Escribimos las reglas de tus tarifas para que las prórrogas sin facturar aparezcan sin tener que buscarlas.
Lo que deja cada máquina
Si lo quieres, unimos ingresos de alquiler y coste de taller por número de flota. Esa información queda reservada a gerencia.
Lo que conviene saber
- Las horas de uso y la ubicación solo entran si el fabricante ofrece una forma autorizada de leerlas.
- La disponibilidad futura se calcula con los contratos registrados. Una reserva hecha de palabra no aparece.
- La consulta no sustituye las revisiones obligatorias de las máquinas. Dice lo que consta en tu taller.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Puede la IA reservar una máquina o cambiar un contrato?
No. La IA trabaja sobre una copia para consultar y nunca entra en tu programa de alquiler. Las reservas y los cambios los sigue haciendo tu equipo.
¿Sirve si tenemos varias delegaciones?
Sí. Cada delegación puede ver su flota y la gerencia, toda. También se puede preguntar qué máquinas de otra delegación podrían cubrir un pedido.
¿Verán los comerciales los precios de otros clientes?
Solo si lo decides. Los permisos se acuerdan por papel y los aplica el sistema antes de preguntar a la IA.
¿Qué datos necesitáis de nuestra parte para empezar?
Alguien que conozca la flota y los contratos, permiso de lectura a los programas acordados y alguien que se ocupe de vuestros servidores. La implantación la hacemos nosotros.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso