¿Cómo conectar ChatGPT con el ERP de tu empresa sin darle acceso a todo?

¿Por qué no conviene darle a la IA una llave del ERP?

El ERP es el cajón donde la empresa guarda casi todo: clientes, tarifas, costes de compra, márgenes, cobros pendientes, datos bancarios de proveedores y, en muchas empresas, también algo de personal. Por eso es justo lo que te interesa consultar y también lo último que dejarías abierto.

Hay maneras de conectar una IA directamente con un programa para que ella misma pida lo que crea necesario. Suena cómodo, pero cambia el reparto de papeles: lo que se lee depende de lo que la IA decida pedir, y el usuario con el que entra suele tener permisos amplios para que todo funcione a la primera. Si además ese usuario puede escribir, una respuesta mal entendida podría acabar en un pedido duplicado o en un precio cambiado.

Nosotros lo planteamos al revés. La IA no tiene acceso a ningún programa: recibe un paquete de datos ya preparado y devuelve un texto, y qué entra en ese paquete lo decide el sistema.

Tres capas entre la pregunta y tu ERP

Entre la persona que pregunta y el programa de gestión hay tres pasos, y cada uno recorta lo que puede llegar a la IA:

• Un usuario de solo lectura. Entramos en el ERP con un acceso que puede consultar pero no crear, cambiar ni borrar. Lo concede tu equipo y lo puede retirar cuando quiera.
• Una copia para consultar. Los datos acordados se copian a un espacio aparte, dentro de tu instalación. Las preguntas se hacen sobre esa copia, nunca sobre el ERP en marcha, así que el programa no se ralentiza mientras se factura.
• Una selección por pregunta. Cuando alguien pregunta, el sistema busca en la copia solo lo que esa persona puede ver y solo lo que hace falta para responder. Solo eso se envía a la IA.

La vía de consulta no escribe ni cambia nada en el ERP. Si algún día quisieras que la IA preparase pedidos o actualizase fichas, sería otro proyecto, con su propio diseño y su propia autorización.

¿Qué datos del ERP se copian y cuáles se quedan fuera?

No se copia el ERP entero. Se parte de las preguntas que tu equipo hace en el día a día y se decide qué partes del programa hacen falta para responderlas. Lo habitual es empezar por ventas, compras, existencias y cobros, y dejar fuera lo que nadie va a preguntar o lo que no debería salir de administración.

Por ejemplo: para saber qué clientes pagan tarde hacen falta las facturas, sus vencimientos y sus cobros, pero no el número de cuenta del cliente. Para saber qué referencias rotan poco hacen falta las salidas de almacén, no los costes de compra. Un campo que no entra en la copia no puede llegar a la IA, ni siquiera por error.

También se acuerda cada cuánto se actualiza la copia: unas tablas cada noche, otras con más frecuencia si el programa lo permite. Cada respuesta muestra la fecha de los datos que ha usado, para que nadie confunda el stock de anoche con el de ahora mismo.

¿Cómo es una pregunta en la práctica?

¿Y dónde queda ChatGPT en todo esto?

Tu equipo no pregunta desde la web de ChatGPT. Pregunta desde una pantalla propia de tu instalación, y por detrás el sistema usa la IA de OpenAI con una cuenta de tu empresa en su servicio para empresas y desarrolladores. Esa pantalla es la que aplica los permisos, enseña de dónde sale cada respuesta y deja el registro.

ChatGPT es solo una de las opciones: puedes usar Gemini o Claude, y cambiar más adelante. Antes de cambiar repetimos las pruebas con las mismas preguntas para comprobar que las respuestas siguen siendo correctas. El consumo de la IA lo factura la empresa de IA directamente a tu nombre.

¿Qué necesitas tener a mano para empezar?

• Alguien que conozca los datos del ERP: qué significa cada estado de un pedido, qué series de factura se usan, qué es un abono y qué es una anulación.
• Un permiso de lectura al programa, por la vía que admita: una conexión directa entre programas (API), acceso a su base de datos o exportaciones programadas.
• Alguien de sistemas que sepa dónde está instalado el ERP y quién administra el servidor.
• Una lista corta de preguntas reales, de las que hoy obligan a exportar a Excel o a llamar a administración.

Con eso revisamos la versión del programa, la forma de acceso, los permisos y la calidad de los datos antes de confirmar nada. Trabajamos con programas de gestión muy distintos, por ejemplo Sage, Odoo, SAP Business One o Holded. Lo determinante es que exista una forma autorizada de leer sus datos.