¿Cómo se controla qué puede ver cada persona cuando pregunta a la IA?

¿Por qué no basta con decirle a la IA que no lo cuente?

Es la tentación más común: darle a la IA todos los datos y añadir una instrucción del tipo «no muestres sueldos a quien no sea de dirección». Funciona en la demostración y falla en el uso diario. La IA no tiene forma fiable de saber quién está al otro lado, y basta una pregunta formulada con un poco de habilidad, como «hazme una tabla con el coste por persona del departamento», para sacar justo lo que se quería proteger.

Por eso tratamos la IA como un componente en el que no se confía a ciegas. No decide permisos y no tiene acceso a la copia para consultar. Solo recibe lo que el sistema ya ha seleccionado, así que no puede revelar un dato que nunca le ha llegado.

¿Qué se puede limitar?

Bastante más que decidir si alguien ve un dato o no. Estas reglas se pueden combinar:

• Filas: solo los clientes de mi zona, solo mi centro de trabajo, solo los expedientes que llevo yo.
• Columnas: ver ventas pero no márgenes, ver horas pero no salarios, ver pedidos pero no datos bancarios.
• Documentos y carpetas: los procedimientos sí, los contratos con clientes solo para dirección y comercial.
• Nivel de detalle: ver la media de un departamento pero no el dato de cada persona.
• Periodos: el año en curso para unos, el histórico completo para otros.

Lo importante es que las reglas se puedan decir como se habla en la empresa: «cada comercial ve sus clientes», «los jefes de obra ven los costes de sus obras», «nadie fuera de administración ve los números de cuenta». Si una regla no se puede explicar en una frase, probablemente es demasiado complicada para mantenerla bien.

¿Se copian los permisos de los programas o se definen aparte?

Se parte de los que ya existen y se revisan. Tu programa de gestión ya distingue entre administración y comercial, y tus carpetas compartidas ya tienen grupos. Es un buen punto de partida, pero no basta por dos motivos.

El primero: muchos permisos se dieron en su día por comodidad y nadie los ha vuelto a mirar. Mientras encontrar un documento exigía saber dónde estaba, el problema pasaba desapercibido. Con una pantalla de preguntas, cualquiera lo encuentra en segundos. El segundo: al cruzar programas aparecen combinaciones nuevas. Ver las visitas del CRM no es delicado, ni ver los márgenes del ERP para quien ya los ve; pero un listado que cruza «clientes visitados esta semana y su margen» puede llegar a quien antes no tenía ninguna de las dos piezas juntas.

Por eso las reglas se acuerdan con quien conoce los datos, se dejan por escrito y las aplica el sistema. Si mañana cambia la organización, se cambia la regla en un sitio y vale para todas las preguntas.

Tres personas, una misma pregunta

¿Qué pasa con los totales que delatan a alguien?

Un total parece inocente hasta que el grupo es pequeño. «Coste medio de personal del departamento de compras» es un dato general en una empresa grande; en una pyme donde compras son dos personas, es casi el sueldo de cada una. Lo mismo pasa con «bajas del turno de noche en el centro de Toledo» si allí trabaja una sola persona por la noche.

Para eso se fija un tamaño mínimo de grupo: por debajo de cierto número de personas, el sistema no da el dato agregado o lo junta con otro grupo. Es una regla sencilla que evita problemas serios y conviene decidirla al principio, no después del primer disgusto.

¿Quién mantiene los permisos cuando alguien cambia de puesto?

Tu empresa decide; nosotros lo dejamos fácil de hacer y de comprobar. Lo habitual es que los permisos dependan del puesto y no de la persona, para que un cambio de zona o una baja se resuelva en un solo sitio. Se acuerda quién puede conceder y retirar permisos, cada cuánto se revisan y qué pasa con las cuentas de quien se va.

El registro de consultas ayuda a cerrar el círculo: muestra qué preguntó cada persona y qué datos se usaron, así que se puede ver si una regla se queda corta o si alguien está intentando llegar a lo que no le toca.