Ventas y comercial
IA para el equipo comercial: conoce a cada cliente antes de llamarle
Sí. El equipo comercial puede preguntar qué clientes han bajado sus compras, qué ofertas llevan semanas sin respuesta o qué compra un cliente antes de ir a visitarle, y recibir la respuesta con los datos del programa de clientes (CRM) y del programa de gestión (ERP). Cada comercial ve solo su cartera si así se decide, y cada respuesta dice de qué pedidos o facturas sale.
«¿Qué clientes han comprado este semestre menos de la mitad que el anterior?»
«¿Qué ofertas enviadas hace más de veinte días siguen sin respuesta?»
«¿Qué suele comprar este cliente y qué ha dejado de pedir?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué clientes han comprado este semestre menos de la mitad que el anterior?»
Las ventas están en el ERP factura a factura. Comparar periodos cliente por cliente se hace en Excel y solo cuando alguien lo pide.
«¿Qué ofertas enviadas hace más de veinte días siguen sin respuesta?»
Las ofertas están en el CRM si el comercial las registró, o en su correo si no. Nadie tiene la lista completa.
«¿Qué suele comprar este cliente y qué ha dejado de pedir?»
Habría que abrir sus pedidos de los últimos años uno a uno. Antes de una visita no da tiempo.
«¿Qué margen me deja este cliente con el descuento que tiene?»
El descuento está en la ficha del CRM o en una tarifa especial, y el coste, en compras. El comercial no suele tener ese cruce a mano.
«¿Qué clientes de mi zona llevan tres meses sin visita?»
Las visitas se apuntan en el CRM, cuando se apuntan, y la zona está en el ERP. Unirlas exige exportar los dos y cruzarlos.
«¿Qué productos se piden juntos con más frecuencia?»
La respuesta está en las líneas de pedido, que son miles. Nadie lo saca a mano.
«¿Qué le prometimos a este cliente en la última reunión?»
Está en una nota del CRM, en un correo o en el resumen de la visita. Depende de quién le atendió.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
CRM
Oportunidades, ofertas, visitas y notas de cada cliente.
ERP
Pedidos, albaranes, facturas, devoluciones, tarifas y descuentos.
Tarifas en Excel
Listas de precios y condiciones especiales por cliente o por grupo.
Buzón comercial
Correos de pedidos y de ofertas en un buzón compartido, si la empresa decide incluirlo.
Ofertas y contratos en PDF
Propuestas enviadas y acuerdos firmados con cada cliente.
Un ejemplo, paso a paso
Preparar una visita en cinco minutos
«Mañana visito a Ferretería Lozano. ¿Qué ha cambiado en sus compras este año?»
El sistema comprueba que Ferretería Lozano está en la cartera de quien pregunta. Si no lo estuviera, no habría respuesta con sus datos.
Toma de la copia para consultar sus pedidos y facturas de los dos últimos años, con abonos y devoluciones ya restados.
Compara familias de producto, frecuencia de pedido e importe medio entre un año y otro, y añade las notas de visita del CRM.
Envía a la IA solo esos datos resumidos de ese cliente, junto con la pregunta.
La IA redacta la respuesta, con enlace a los pedidos y a las notas de las que sale.
La respuesta
Ferretería Lozano ha comprado este año un 8 % menos, pero no en todo: la tornillería se mantiene y la pintura ha caído de unos 1.900 € al trimestre a 400 €. Pide igual de a menudo, con pedidos más pequeños. En la nota de la última visita, de marzo, comentó que estaba probando otra marca de pintura. Los datos no dicen si la ha cambiado del todo. Datos: pedidos del ERP y notas del CRM, de ayer.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Un cliente, una sola ficha
Un cliente puede llamarse de una forma en el CRM y de otra en el ERP. Unimos las dos fichas para que una pregunta sobre «Lozano» encuentre todo lo suyo.
Qué es un cliente activo
Acordamos con dirección comercial cuándo un cliente cuenta como activo, dormido o perdido, para que todo el equipo hable de lo mismo cuando pregunta.
Cartera por comercial
Cada comercial puede ver solo sus clientes, y dirección comercial, todos. El sistema aplica esa regla antes de preguntar a la IA.
Tarifas y descuentos que se puedan leer
Ordenamos las tarifas especiales y los descuentos por cliente para poder preguntar por precios y márgenes sin mezclar condiciones antiguas con las vigentes.
Lo que conviene saber
- Si las visitas y las ofertas no se apuntan en el CRM, la IA no puede saber de ellas. La respuesta trabaja con lo que está registrado.
- Los datos dicen qué ha comprado un cliente, no por qué. Cuando la pregunta es el motivo, la respuesta lo señala y se queda en lo que consta.
- Un cliente con varias razones sociales o delegaciones obliga a decidir antes si se trata como uno o como varios.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Un comercial verá las ventas de los demás?
Solo si se decide así. Lo habitual es que cada comercial vea su cartera y dirección comercial vea todas. Ese filtro lo aplica el sistema antes de que la IA reciba nada.
¿Puede la IA decirme qué ofrecer a un cliente?
Puede ordenar lo que dicen los datos: qué compra, qué ha dejado de pedir, qué piden clientes parecidos. La propuesta la decide el comercial, y la respuesta no inventa necesidades que no constan en ningún sitio.
¿Hace falta cambiar de CRM?
No. Leemos el que tengáis, con permiso solo de lectura, siempre que haya una forma autorizada de entrar. Si el CRM está a medio usar, lo vemos en la revisión inicial y te decimos qué conviene completar.
¿Viajan a la IA los datos de mis clientes?
Viaja la información autorizada para cada pregunta, a través de la cuenta de IA de tu empresa. Teléfonos, correos y nombres de las personas de contacto se pueden cambiar por códigos cuando no hacen falta para responder.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso