Talleres y posventa
IA para talleres: pregunta por órdenes de reparación, horas y recambios
Conectamos el programa del taller, el de recambios y las valoraciones de las compañías para que el jefe de taller o el gerente pregunten con sus palabras: qué órdenes de reparación llevan días paradas y a qué esperan, cuántas horas se facturan frente a las fichadas o qué garantías de la marca siguen sin abonar. Solo leemos, nunca tocamos una orden, y cada respuesta enlaza la orden o la factura de la que sale.
«¿Qué coches llevan más de cinco días en el taller y a qué están esperando?»
«¿Cuántas horas hemos facturado este mes frente a las que han fichado los mecánicos?»
«¿Qué garantías nos debe todavía la marca y por cuánto?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué coches llevan más de cinco días en el taller y a qué están esperando?»
El motivo de la espera (una pieza, la peritación, el visto bueno del cliente) suele estar en las observaciones, en texto libre, y no en un campo que se pueda filtrar.
«¿Cuántas horas hemos facturado este mes frente a las que han fichado los mecánicos?»
Las horas fichadas están en el terminal de presencia y las facturadas en cada orden. El rendimiento del taller se calcula a mano en una hoja, cuando se calcula.
«¿Qué garantías nos debe todavía la marca y por cuánto?»
La reclamación se hace en el portal de la marca y el abono llega semanas después agrupado en otra factura. Casar una cosa con la otra lleva su tiempo.
«¿A qué clientes les tocaba este año la revisión de los 30.000 km y no han vuelto?»
Los kilómetros se anotan en cada orden, pero nadie calcula qué coches deberían haber vuelto ya según su última visita.
«¿Qué recambios llevan más de un año en la estantería sin moverse?»
El programa de recambios da el stock, pero no siempre la fecha del último movimiento por referencia, y menos su valor a precio de compra.
«¿Qué compañías tardan más en darnos el visto bueno de la peritación?»
La fecha de la petición está en el programa de valoración y la aprobación llega por correo. Nadie mide el tiempo entre una y otra.
«¿Qué coches nos han vuelto con la misma avería en menos de tres meses?»
La matrícula une las visitas, pero la avería se describe con palabras distintas cada vez: «ruido delantero», «golpeteo en la suspensión»…
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión del taller
Órdenes de reparación, presupuestos, citas, facturas y datos de vehículos (matrícula, bastidor, kilómetros).
Control de presencia
Fichajes de los mecánicos, idealmente por orden de reparación.
Programa de recambios
Stock, ubicaciones, pedidos al distribuidor y entradas de piezas.
Valoraciones y peritaciones
Valoraciones de daños hechas con programas como, por ejemplo, Audatex o GT Motive, y aprobaciones de las compañías, a menudo en PDF.
Garantías de la marca
Reclamaciones y abonos, normalmente a partir de exportaciones o informes del portal de la marca.
Buzón de recepción
Aprobaciones de presupuestos de clientes y compañías, si la empresa decide incluir ese buzón.
Un ejemplo, paso a paso
Por qué se acumulan coches en la campa
«¿Qué órdenes llevan más de cinco días abiertas y qué le falta a cada una?»
El sistema comprueba el permiso: el jefe de taller ve todas las órdenes; un recepcionista, las que tiene asignadas.
Busca las órdenes abiertas con más de cinco días desde la entrada y lee su estado y sus observaciones.
Cruza cada orden con los pedidos de recambio abiertos y con las peritaciones sin aprobar, para saber qué es lo que la tiene parada.
Envía a la IA las órdenes con matrícula, estado y motivo de espera. El nombre y el teléfono del cliente no hacen falta y no se envían.
La IA agrupa por motivo y el sistema añade el número de cada orden. La consulta queda registrada.
La respuesta
Hay 11 órdenes con más de cinco días abiertas. Seis esperan una pieza, y cuatro de ellas dependen del mismo pedido al distribuidor, hecho el día 2 y sin fecha de entrega. Tres esperan la aprobación de la peritación, dos de la misma compañía. Las otras dos tienen el presupuesto enviado al cliente sin respuesta desde hace ocho días. Cada orden aparece con su número para abrirla en el programa del taller.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Motivos de espera que se puedan contar
Convertimos las observaciones en texto libre en unos pocos motivos acordados: pieza, peritación, cliente, mano de obra. Lo que no encaja queda como «sin motivo claro», sin inventarse uno.
Horas fichadas y horas facturadas
Acordamos cómo cuentan las horas de garantía, las internas y las de cortesía. Así el rendimiento del taller sale siempre con la misma regla, mes tras mes.
Garantías, de la reclamación al abono
Unimos cada reclamación con su abono, aunque llegue agrupado con otras en una factura de la marca. Lo que no casa queda a la vista.
El vehículo como hilo
Matrícula y bastidor unen órdenes, citas y garantías aunque el coche cambie de dueño. Muchas preguntas se responden sin tocar los datos personales del cliente.
Lo que conviene saber
- Si los mecánicos no fichan por orden, solo hay horas totales del día. La consulta no puede repartirlas por coche y lo dice.
- Los datos del portal de la marca solo entran si hay una forma autorizada de sacarlos, como una exportación o un informe.
- Las observaciones muy abreviadas a veces no se pueden clasificar. Aparecen como «sin motivo claro» para que alguien las revise.
- La consulta no diagnostica averías: solo dice lo que está registrado en tus órdenes.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿La IA puede cambiar el estado de una orden o cerrar una cita?
No. La IA trabaja sobre una copia para consultar y nunca entra en tu programa del taller. Cualquier cambio lo sigue haciendo tu equipo, como hasta ahora.
¿Se envían a la IA los datos de los clientes del taller?
Solo lo que hace falta para cada pregunta. Muchas veces basta con la matrícula. Si hace falta saber de quién es un coche, se puede cambiar el nombre por un código: la IA ve el código y el nombre vuelve a aparecer en la pantalla solo para quien tiene permiso.
¿Funciona si tenemos varios talleres o varias marcas?
Sí, siempre que cada programa tenga una forma autorizada de leerlo. Acordamos cómo se comparan los talleres entre sí para que las cifras signifiquen lo mismo en todos.
¿Qué pasa si una orden no tiene ningún motivo apuntado?
La respuesta lo dice tal cual: esa orden está abierta y no consta por qué. Preferimos un hueco a la vista que una explicación inventada.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso