Limpieza y servicios
IA para empresas de limpieza: pregunta por centros, partes y horas por contrato
Conectamos cuadrantes, fichajes, partes de limpieza por centro y facturación para que preguntes con tus palabras: qué centros consumen más horas de las contratadas, qué incidencias repite un cliente o qué servicios extra se hicieron y no se facturaron. Solo leemos tus programas, nunca tocamos un fichaje, y cada respuesta enlaza el parte, el cuadrante o el contrato del que sale.
«¿En qué centros estamos metiendo más horas de las contratadas este trimestre?»
«¿Qué quejas nos ha puesto la oficina de la calle Colón en los últimos seis meses?»
«¿Cuántas sustituciones por vacaciones y ausencias cubrimos en octubre y en qué centros?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿En qué centros estamos metiendo más horas de las contratadas este trimestre?»
Las horas contratadas están en cada contrato o pliego, y las reales en los fichajes. Cruzarlas centro a centro casi nunca se hace hasta que el margen ya se ha ido.
«¿Qué quejas nos ha puesto la oficina de la calle Colón en los últimos seis meses?»
Las quejas llegan por correo, teléfono o mensajes a la encargada. Cuando el cliente amenaza con cambiar, nadie tiene la lista completa.
«¿Cuántas sustituciones por vacaciones y ausencias cubrimos en octubre y en qué centros?»
Las sustituciones se organizan en el cuadrante, muchas veces en el último momento. Su coste real no se ve hasta la nómina.
«¿A qué clientes les podemos revisar el precio en enero?»
La cláusula de revisión está en cada contrato, en PDF. Si nadie la tiene en una lista, el precio se queda igual otro año.
«¿Qué centros tienen partes sin firmar este mes?»
La aplicación de partes registra la firma, pero nadie mira a final de mes cuáles faltan antes de facturar.
«¿Cuánto producto de limpieza hemos llevado a cada centro frente a lo previsto?»
Los pedidos de material salen del almacén con el nombre del centro escrito de mil formas, y lo previsto está en el estudio del contrato.
«¿Qué extras del mes pasado, como cristales o abrillantados, siguen sin facturar?»
El extra lo pide el cliente a la encargada, se hace y se apunta en el parte. Si no llega a administración, no se cobra.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Aplicación de fichajes y partes
Entradas y salidas por centro, tareas hechas, firmas del cliente.
Cuadrantes
Planificación de personas por centro y turno, en hoja de cálculo o en un programa de planificación.
Programa de gestión y facturación
Contratos, servicios extra, facturas y precios por cliente.
Contratos y pliegos (PDF)
Horas, frecuencias de cada tarea y cláusulas de revisión de precio.
Buzón de incidencias
Quejas y peticiones de los clientes, si se decide incluirlo.
Un ejemplo, paso a paso
Horas contratadas frente a horas reales
«¿Qué centros superaron las horas contratadas en septiembre y por qué?»
El sistema comprueba el permiso: la gerencia ve todos los centros; cada encargada, los de su zona.
Lee las horas contratadas por centro, que sacamos de los contratos en PDF y revisamos contigo al preparar la instalación.
Suma los fichajes de cada centro con la regla acordada para desplazamientos y sustituciones.
Envía a la IA las cifras por centro y los motivos registrados. Las personas viajan como códigos, sin nombres.
La IA explica las diferencias y el sistema enlaza fichajes y contratos.
La respuesta
De 63 centros, 7 superaron las horas contratadas en septiembre, con 214 horas de más en total. La mayor parte, 120 horas, está en dos oficinas que pidieron una limpieza tras obras que no figura como servicio extra facturado. En otros tres centros, la sustituta y la titular coincidieron la primera semana del mes. Los dos restantes superan las horas todos los meses, así que quizá convenga revisar esos contratos.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Cada centro con un único nombre
El mismo edificio aparece como «Colón 12», «Oficinas Colón» o con el nombre del cliente. Unimos contratos, fichajes, partes y facturas bajo el mismo centro.
Las horas contratadas, en datos
Sacamos de cada contrato las horas y frecuencias pactadas y las revisamos contigo. Sin eso, ninguna comparación con lo real tiene sentido.
Qué es un servicio extra
Acordamos qué tareas entran en el contrato y cuáles se facturan aparte. Así una pregunta por extras sin facturar tiene una respuesta clara.
Fichajes de personas, con cuidado
Los fichajes son datos personales de tu plantilla. Quedan reservados a quien los gestiona, viajan a la IA como códigos y se usan para organizar el servicio. Si quisieras usarlos para valorar a personas, conviene revisarlo antes con tu asesor.
Lo que conviene saber
- Si el fichaje no indica el centro, solo hay entradas y salidas generales. Las horas no se pueden repartir por centro y la respuesta lo dice.
- Las fotos de los partes no se analizan. Se leen los datos del parte: horas, tareas y firma.
- Las respuestas sirven para organizar el trabajo. No deberían usarse para decidir sobre una persona sin que alguien lo revise.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Queda expuesto el personal en las respuestas?
Cada persona solo ve lo que le corresponde según su papel. A la IA le llegan códigos en lugar de nombres, y el nombre solo aparece en la pantalla de quien tiene permiso para verlo.
¿Sirve si cada encargada lleva su cuadrante en una hoja de cálculo?
Sí. Leemos cada hoja y preparamos las equivalencias de centros y turnos. Si cada encargada usa columnas distintas, lo resolvemos al preparar la instalación.
¿Se puede ver el coste real de cada contrato?
Sí, si los costes por hora entran en la copia. Esa información queda reservada a la gerencia y el sistema impide que la vea nadie más.
¿Cambiáis algo en la aplicación de fichajes?
No. Solo leemos los datos con permiso de lectura. La aplicación sigue funcionando igual para tu plantilla y para tus clientes.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso