Alimentación y bebidas
IA para fabricantes y distribuidores de alimentación: pregunta por lotes, mermas y ventas
Preparamos la información de tu programa de gestión, de producción y de almacén para que preguntes con tus palabras: a qué clientes fue un lote, qué referencias acumulan mermas por caducidad o cómo ha vendido cada cadena una promoción. Leemos tus programas solo para consultar, acordamos contigo qué cuenta como merma o como devolución, y cada respuesta dice de qué albarán, lote o registro sale.
«¿A qué clientes servimos el lote 24-118 de yogur natural y en qué fechas?»
«¿Qué referencias se nos han caducado más este trimestre?»
«¿Cuánto le hemos vendido a cada cadena en la promoción de verano, comparado con el verano pasado?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿A qué clientes servimos el lote 24-118 de yogur natural y en qué fechas?»
El lote se apunta al fabricar, pero las expediciones están en el programa de gestión y a veces el lote solo figura en la etiqueta del palé. En una retirada, cruzarlo a mano lleva horas justo cuando menos tiempo hay.
«¿Qué referencias se nos han caducado más este trimestre?»
Las mermas se anotan en una hoja de almacén con nombres de producto que no siempre coinciden con el código del programa de gestión, y mezclan caducidad, rotura y devolución.
«¿Cuánto le hemos vendido a cada cadena en la promoción de verano, comparado con el verano pasado?»
Los pedidos de las cadenas llegan por pedido electrónico (EDI) con sus propios códigos de centro, y después llegan abonos y aportaciones promocionales que cambian la cifra real.
«¿Qué bares y restaurantes han dejado de pedir cerveza de barril desde junio?»
Nadie avisa cuando deja de pedir. Detectarlo exige comparar la frecuencia de pedido de cada cliente de hostelería con la suya propia, no con un total.
«¿Qué proveedores de materia prima han tenido más no conformidades este año?»
Las no conformidades se guardan como PDF o formularios sueltos en la carpeta de calidad. Contarlas por proveedor obliga a abrirlas una a una.
«¿Qué pedidos salieron incompletos la semana pasada y qué faltó en cada uno?»
El albarán dice lo servido, el pedido dice lo pedido. La diferencia y su motivo (falta de stock, corte de producción, error de preparación) no aparecen juntos en ningún listado.
«¿Qué margen nos deja cada formato después de rappels y descuentos en factura?»
Los rappels anuales se calculan aparte, a final de año, en una hoja de cálculo. El margen que muestra el programa de gestión no los descuenta.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión (ERP)
Pedidos, albaranes, facturas, abonos y tarifas por cliente. Por ejemplo, Sage, SAP Business One u Odoo.
Registro de producción y trazabilidad
Lotes fabricados, fechas de fabricación y de consumo preferente, y qué materias primas entraron en cada lote.
Pedidos electrónicos de las cadenas (EDI)
Pedidos, códigos de centro de cada cadena y avisos de expedición.
Hojas de cálculo de almacén
Mermas, inventarios, caducidades próximas y devoluciones de clientes.
Carpeta de calidad (PDF)
Fichas técnicas, certificados de análisis, no conformidades y auditorías de clientes.
Acuerdos con cadenas
Rappels, aportaciones a promociones y condiciones de cada cadena, normalmente en PDF o en una hoja de cálculo.
Un ejemplo, paso a paso
Una retirada de lote, de la pregunta a la lista de clientes
«¿Qué clientes recibieron el lote 24-118 de yogur natural y cuántas unidades se le sirvieron a cada uno?»
El sistema comprueba quién pregunta. La responsable de calidad puede ver expediciones de todos los clientes; un comercial vería solo los suyos.
Busca el lote en el registro de producción: se fabricó el 3 de octubre con leche de dos recepciones distintas.
Une el lote con los albaranes de expedición del programa de gestión, usando la equivalencia que acordamos entre el código de lote y la línea del albarán.
Envía a la IA solo la tabla de albaranes, clientes y unidades de ese lote. Precios y condiciones comerciales no hacen falta y se quedan fuera.
La IA redacta la respuesta y el sistema añade los albaranes de los que sale cada cifra. Queda registrado quién preguntó y qué se envió.
La respuesta
El lote 24-118 se sirvió a 14 clientes entre el 4 y el 9 de octubre: 9.600 unidades en total. Los dos mayores son la plataforma de una cadena en Zaragoza, con 4.800 unidades (albarán 31877), y un mayorista de Huesca, con 1.920 (albarán 31902). Otras 240 unidades volvieron por rotura y siguen en el almacén. Cada línea enlaza a su albarán.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Del lote al cliente, sin huecos
Acordamos cómo se une la producción con las expediciones, también cuando un palé mezcla lotes o un producto se reetiqueta. Si en algún punto el lote se pierde, te lo señalamos antes de que lo necesites.
Qué es una merma en tu casa
Caducidad, rotura, devolución de cliente o muestras para degustación son cosas distintas. Las separamos para que una pregunta por mermas de caducidad no sume también las roturas del almacén.
Ventas netas por cadena
Decidimos contigo si la cifra de ventas se da antes o después de abonos, rappels y aportaciones a promociones. La respuesta dice siempre cuál de las dos está dando.
Una tabla para que los códigos coincidan
Cada cadena tiene sus códigos de centro y de artículo, y el almacén llama a los productos a su manera. Preparamos las equivalencias para que todos esos códigos lleven al mismo yogur.
Condiciones comerciales solo para quien negocia
Calidad, ventas y dirección ven cosas distintas. Los acuerdos con cada cadena quedan reservados a quien los negocia, y ese filtro lo aplica el sistema, no una instrucción a la IA.
Lo que conviene saber
- Si el lote no se registra al expedir, la consulta no puede reconstruir a qué cliente fue cada unidad. Lo vemos en la revisión inicial y te decimos qué falta registrar.
- Las ventas de las cadenas en sus propias tiendas no están en tus programas. Solo entran si la cadena te las comparte y hay una forma autorizada de leerlas.
- Los certificados de análisis escaneados con poca calidad o con anotaciones a mano pueden no leerse bien. Quedan señalados en lugar de darse por buenos.
- La copia se actualiza con la frecuencia acordada. En una urgencia conviene saber de qué hora son los datos, y la respuesta lo indica.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Sirve para gestionar una retirada de producto?
Ayuda a localizar rápido lotes, albaranes y clientes con lo que ya tienes registrado. No sustituye tu procedimiento de retirada ni las comunicaciones obligatorias, y la lista que da conviene revisarla antes de actuar.
¿Viajan nuestras recetas o fórmulas a la IA?
Solo viaja a la IA la información autorizada para cada pregunta. Si las fórmulas no hacen falta para lo que vais a preguntar, se pueden dejar fuera de la copia desde el principio y no llegan a leerse.
¿Ven los comerciales los rappels de todas las cadenas?
Solo si lo decides. Cada persona ve lo que acordemos según su papel, y el sistema aplica ese permiso antes de que la IA reciba nada.
¿Tenemos que cambiar el programa de gestión o la forma de etiquetar?
No. Trabajamos con lo que ya usas. Si detectamos que algún dato clave no se registra, como el lote en la expedición, te lo decimos para que decidas si merece la pena empezar a apuntarlo.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso