¿Qué debería quedar registrado cada vez que alguien pregunta a la IA?

¿Para qué sirve un registro si la IA responde bien?

Porque «responde bien» solo se puede afirmar si se puede comprobar. El registro es lo que convierte una conversación con la IA en algo que se puede revisar después, igual que un apunte contable deja rastro de quién lo hizo y cuándo. Sin registro, una consulta a la IA se parece a una llamada de teléfono: lo que se dijo depende de lo que cada uno recuerde.

• Comprobar: cuando una cifra no cuadra, ver qué datos se usaron y de qué fecha eran.
• Vigilar: detectar si alguien intenta llegar a información que no le corresponde.
• Rendir cuentas: saber qué información salió hacia la empresa de IA, cuándo y por qué pregunta.
• Mejorar: ver qué preguntas se quedan sin respuesta y qué datos faltan por conectar.

¿Qué tiene que tener cada entrada del registro?

Una entrada útil va bastante más allá de la hora: recoge todo el recorrido de una pregunta:

• Quién preguntó, con qué usuario y con qué permisos en ese momento.
• Cuándo, con fecha y hora.
• La pregunta tal como se escribió.
• Qué datos se consultaron: de qué programa, qué filtro se aplicó y de qué fecha era la última actualización.
• Qué se envió a la IA después de recortar y, si se acordó, de cambiar nombres por códigos.
• Qué IA se usó y con qué cuenta.
• Qué respuesta se mostró y con qué referencias.
• Los avisos: si faltaban datos, si se denegó algo por permisos o si la respuesta salió incompleta.

¿Cómo ayuda cuando algo no cuadra?

¿Qué señales conviene vigilar?

Nadie va a leer el registro línea a línea, y no hace falta. Basta con revisar de vez en cuando unas pocas señales:

• Muchas preguntas denegadas por permisos de la misma persona en poco tiempo.
• La misma pregunta reformulada varias veces para intentar sacar un dato concreto, como sueldos o márgenes.
• Preguntas a horas en las que nadie trabaja.
• Saltos bruscos en el consumo de la IA, que pueden indicar un uso automatizado no previsto.
• Preguntas que se quedan sin respuesta una y otra vez, que señalan un programa sin conectar o una definición que aún no se ha acordado.

¿Cuánto tiempo se guarda y quién puede verlo?

El registro contiene preguntas, datos y respuestas, así que es tan sensible como lo que se consulta. Se guarda dentro de tu instalación, con acceso limitado a pocas personas, y su propio uso también queda anotado.

El tiempo de conservación se acuerda contigo. Guardar demasiado poco impide revisar lo que pasó; guardar demasiado acumula datos personales sin necesidad, y la normativa de protección de datos pide no conservarlos más de lo necesario. Lo razonable depende de para qué uses la IA y de qué datos trate, y conviene revisarlo con quien te asesore. Para algunos usos, el Reglamento europeo de IA también pide registros automáticos; si te afecta depende del uso concreto.

¿Sirve para responder a quien pregunta por sus datos?

Sí, y es una de sus utilidades menos conocidas. Si un cliente o un trabajador pide saber qué se ha hecho con sus datos, el registro permite buscar las consultas en las que aparecieron, quién las hizo y qué se envió a la IA en cada una, incluso cuando se enviaron con su nombre cambiado por un código, porque el sistema sabe qué código le corresponde.

Lo que haya que contestar y en qué plazo depende de la normativa de protección de datos y del caso concreto, y conviene revisarlo con quien te asesore. El registro no da la respuesta jurídica, pero evita tener que reconstruir de memoria lo que pasó.

Lo que el registro no hace

El registro no impide nada por sí solo: para eso están los permisos y la selección de datos antes del envío. Tampoco garantiza que cumplas una norma; ayuda a demostrar qué ha pasado, que es una parte, pero no todo. Y no sirve si nadie lo mira nunca. Lo práctico es decidir desde el principio quién lo revisa, cada cuánto y qué hace si encuentra algo raro. Una revisión breve y regular, hecha por alguien que conoce la empresa, vale más que un informe exhaustivo que nadie abre.