¿Quién tiene que participar en un proyecto de IA con datos de empresa?

¿Por qué no basta con el departamento de informática?

Porque lo difícil es saber qué significa cada dato. Informática sabe dónde está el programa de gestión y cómo se entra en él; no tiene por qué saber que los pedidos de la serie B son muestras que no se cobran o que un cliente «activo», para comercial, es el que ha comprado en los últimos seis meses. Esas cosas están en la cabeza de quien trabaja con los datos cada día, y sin ellas las respuestas suenan bien pero no cuadran.

Tampoco basta con dirección. Gerencia sabe qué quiere preguntar y por qué, pero rara vez conoce las costumbres de registro de cada departamento. Lo que funciona es un grupo pequeño en el que cada persona aporta lo que solo ella sabe, con un papel claro desde el primer día.

La persona que conoce los datos

Suele estar en administración, en control de gestión o en la oficina técnica. Es quien sabe por qué una cifra sale como sale. Su papel es:

• Explicar cómo se registran las cosas, incluidas las rarezas.
• Revisar y validar las definiciones: qué es una venta, un pedido servido, un trabajo terminado.
• Resolver dudas sobre casos concretos que no encajan.
• Calcular a mano las respuestas de prueba y comparar.

No hace falta que sea técnica ni que sepa nada de IA. Lo que importa es que conozca el día a día y tenga algo de tiempo reservado para esto, sobre todo al principio.

Quien autoriza los accesos y el servidor

Puede ser tu equipo de sistemas, la empresa informática que te da servicio o, para algunos programas, la empresa que te vendió el ERP y lo administra. Decide por dónde se entra en cada programa, crea los usuarios de solo lectura y, si el sistema va en tu servidor, prepara la máquina. Si va en un servidor dedicado, autoriza la vía de conexión hasta tus programas. Al final recibe la documentación para mantenerlo y para recuperarlo si algo falla. También es quien debe saber qué se envía a la IA en cada pregunta, así que recibe por escrito el recorrido completo de una consulta antes de autorizar nada.

Quienes van a preguntar

Bastan dos o tres al principio, de los que hoy hacen esas preguntas o las sufren. Aportan las preguntas reales, con sus palabras y no con las de un informe; prueban la pantalla de preguntas antes de la entrega y dicen qué echan en falta. Son quienes antes detectan una respuesta que no cuadra, porque se saben las cifras de memoria. Conviene elegir perfiles variados: alguien de la oficina, alguien que trabaja fuera y alguien con poca paciencia para las herramientas nuevas. Si la pantalla de preguntas le sirve a este último, les servirá a casi todos.

Alguien que decida

Gerencia o una persona con autoridad delegada. No hace falta que esté en todas las conversaciones, pero sí que decida cuando hay que elegir: qué entra en el alcance, quién ve qué, qué IA se usa y con qué cuenta, cuándo se dan por buenas las pruebas. Y, sobre todo, qué definición manda cuando dos departamentos no se ponen de acuerdo. Si la empresa tiene delegado de protección de datos o un asesor en esa materia, conviene que participe cuando entren datos personales.

¿Y qué hacemos nosotros?

El trabajo de implantación. Tu equipo aporta conocimiento y decisiones; nosotros lo convertimos en un sistema que funciona:

• Revisar cada programa y su forma autorizada de entrar.
• Montar las conexiones de solo lectura y la copia para consultar.
• Proponer las definiciones y dejarlas escritas una vez validadas.
• Configurar los perfiles y los permisos, y la conexión con tu cuenta de IA.
• Preparar y pasar las pruebas, y documentar cómo mantener y recuperar todo.

Lo que no hacemos es decidir por ti qué significa cada dato o quién debe ver qué: eso lo propone tu equipo y lo valida quien decide.