¿Qué dejar por escrito para no depender de quien te instala el sistema?

¿Por qué pensarlo antes de empezar?

Porque es cuando resulta fácil. Al principio todo el mundo está de acuerdo en dejar las cosas claras; años después, con prisas o con una relación desgastada, cuesta mucho más. La dependencia rara vez nace de la mala intención; suele venir de cosas pequeñas: una cuenta abierta a nombre del instalador por comodidad, una contraseña que solo sabe una persona, una definición que nunca se escribió.

Lo que conviene es que lo importante esté a tu nombre o por escrito, y que ese papel se revise cuando algo cambie. Pedirlo no tiene nada de desconfianza. Quien instala bien un sistema no tiene inconveniente en dejarlo documentado, y quien lo recibe gana tranquilidad para el día en que cambie el equipo, de un lado o del otro.

Lo que tiene que estar a tu nombre

• La cuenta de IA: una cuenta de empresa en el servicio para empresas y desarrolladores de la IA elegida, abierta por tu empresa y facturada a ella. La relación con esa empresa de IA es tuya.
• La clave de acceso a esa cuenta, guardada dentro de tu instalación y con la posibilidad de cambiarla tú.
• El servidor: si es tuyo, ya lo está; si es dedicado, el contrato dice qué es de cada parte y qué pasa al terminar.
• La lista de personas con acceso de administración, y cómo se concede y se retira ese acceso.

Una prueba sencilla: si mañana la persona que lo instaló no contestara al teléfono, ¿podría tu empresa entrar en la cuenta de IA, ver la factura del consumo y cambiar la clave? Si la respuesta es sí, lo esencial está en orden.

El mapa de conexiones

Es el documento que responde a «¿de dónde lee el sistema y cómo?». Debería poder entenderlo tu responsable de sistemas sin llamar a nadie. Para cada programa conectado:

• Qué programa es, qué versión y dónde está.
• Cómo se entra: conexión directa (API), base de datos, exportación o carpeta.
• Qué usuario de solo lectura se usa, quién lo creó y quién puede cambiar su contraseña.
• Qué tablas, carpetas o campos se leen y cuáles se dejaron fuera a propósito.
• Con qué frecuencia se actualiza y qué pasa si la lectura falla.

El diccionario de tu empresa

Las definiciones acordadas son, probablemente, lo más valioso de todo el trabajo, y lo que más fácil se pierde si no se escribe. Qué es una venta, cuándo un cliente está activo, cómo se tratan los abonos, qué fecha manda. Ese documento es tuyo, está en tu idioma y sirve aunque mañana cambiaras de sistema.

Permisos, registro y pruebas

Tres documentos más completan el conjunto. Los perfiles y permisos: quién ve qué y por qué, para poder revisarlo sin desmontar nada. El registro de consultas: dónde está, cuánto tiempo se conserva y quién puede consultarlo. Y la lista de pruebas con sus resultados esperados, que permite a cualquiera comprobar, después de un cambio, que el sistema sigue respondiendo lo que debe. Ninguno necesita ser largo: un documento claro de pocas páginas que se actualiza cuando algo cambia vale más que un manual enorme que nadie abre.

Copias, recuperación y condiciones de salida

Por último, lo que nadie quiere pensar al principio: qué pasa si algo se rompe o si la relación termina. Conviene tener escrito con qué frecuencia se copian la configuración y la copia para consultar, dónde se guardan esas copias y cómo se restauran, con una prueba de restauración hecha al menos una vez.

Y las condiciones de salida: qué recibes si dejas de contratar el mantenimiento, en qué formato, cómo se hace el traspaso a tu equipo o a otra empresa y qué accesos se retiran o se cambian. La instalación es tuya y no depende de una suscripción nuestra; tenerlo por escrito permite comprobarlo cuando llegue el momento.