Integraciones · SharePoint
Pregunta a SharePoint con IA y da con la versión vigente de cada documento
Sí. Leemos los sitios y bibliotecas de SharePoint que tu empresa elija, con permiso solo para leer, si vuestra configuración lo autoriza; lo revisamos antes. Para responder bien hay que respetar lo que SharePoint ya sabe de cada archivo: quién puede abrirlo, qué versión está vigente y cómo está clasificado. Con eso, la respuesta cita el documento correcto y su versión.
Solo lectura
Qué información leemos
Lo que puedes preguntarle
Bibliotecas con columnas de clasificación
Muchas bibliotecas guardan, además del archivo, columnas como cliente, tipo de documento o fecha de vigencia. Las usamos para que la pregunta llegue a lo que busca sin repasar cientos de archivos.
Listas de SharePoint
Las listas funcionan como pequeñas tablas: solicitudes, incidencias, inventario de equipos. Se leen como datos, con sus columnas, para poder contar y comparar.
Páginas y normas internas
Manuales, normas y procedimientos publicados como páginas del sitio. La respuesta cita el apartado concreto en lugar de mandarte a la página entera.
Carpetas por cliente o por proyecto
Ofertas, planos, actas y contratos de cada expediente. Útil para preguntar por un proyecto sin saber en qué subcarpeta acabó cada cosa.
Cómo nos conectamos
Con permiso solo de lectura y sin tocar nada
En la nube o en servidor propio
La mayoría de empresas usan SharePoint en la nube de Microsoft, pero hay instalaciones en servidor propio. La forma de leer cambia, y lo revisamos con vuestro responsable de sistemas.
Acceso a sitios concretos
Si vuestra configuración lo permite, el acceso se limita a los sitios acordados en lugar de a todo SharePoint. Un sitio nuevo solo entra si lo añadís vosotros.
Permisos heredados y permisos propios
En SharePoint una carpeta puede heredar los permisos del sitio o tener los suyos. Copiamos esos permisos tal como están y el sistema los aplica a cada respuesta. Antes te enseñamos las carpetas abiertas a más gente de la que parece.
Qué cuenta como vigente
Acordamos qué documento manda: la última versión publicada, la aprobada o la que tiene cierto valor en una columna de estado. Los borradores pueden quedarse fuera.
Lo que no es texto
Planos, imágenes o escaneos guardados en SharePoint no se leen igual que un Word o un PDF con texto. Los señalamos y decidimos juntos qué hacer con ellos.
Preguntas que podrías hacer
Con tus palabras, sin fórmulas ni informes. Cada respuesta dice de dónde sale.
- «¿Qué contratos de la biblioteca de Compras vencen antes de junio?»
- «¿Qué dice la última versión aprobada del procedimiento de recepción de mercancía?»
- «¿Cuántas solicitudes de la lista de mantenimiento siguen abiertas en la nave 3?»
- «¿Qué ofertas enviamos a Hoteles Sierra Blanca en los dos últimos años y por qué importe?»
- «¿Qué actas del proyecto de la depuradora mencionan retrasos de un proveedor?»
- «¿Qué normas internas se han actualizado este año?»
Lo que conviene saber
- Si las columnas de clasificación están a medio rellenar, la búsqueda se apoya solo en el texto de los archivos y puede ser menos precisa.
- Las carpetas con permisos propios olvidados se respetan tal cual. Por eso las revisamos al principio.
- Los archivos guardados fuera de SharePoint, en el escritorio de alguien o adjuntos en un correo, no aparecen en las respuestas.
- Un documento subido hace una hora puede no estar aún en la copia: entra en la siguiente actualización acordada.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué versión de SharePoint usas y qué quieres poder preguntar.
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