Integraciones · SAP Business One
Pregunta a SAP Business One con IA sin esperar a que alguien saque el informe
Sí, si tu instalación de SAP Business One permite una lectura autorizada. Según la versión y dónde esté, en vuestro servidor o alojada por la empresa que os la mantiene, la vía puede ser una conexión directa entre programas (API), un usuario de solo lectura o exportaciones. Lo revisamos antes de confirmarte nada. Así quien no maneja SAP puede preguntar por pedidos, stock o cobros y ver de dónde sale cada cifra.
Solo lectura
Qué información leemos
Lo que puedes preguntarle
La cadena de documentos de venta
Oferta, pedido, entrega, factura y abono. Leemos cómo se enlazan entre sí para responder qué se quedó a medias: pedidos entregados en parte o entregas que nadie ha facturado.
Stock por almacén, lote o número de serie
Si trabajáis con lotes o números de serie, se puede preguntar dónde está un lote concreto, a qué clientes se sirvió o qué existencias caducan pronto.
Compras y recepciones
Pedidos a proveedor, recepciones y facturas de compra. Útil para ver qué compras llegan tarde respecto a la fecha que el proveedor confirmó.
Cobros, pagos y otras monedas
Vencimientos, cobros y pagos, también en otras monedas si vendéis fuera. Acordamos con administración qué tipo de cambio se usa al comparar importes.
Órdenes de fabricación
Si fabricáis con SAP Business One, las órdenes de fabricación y sus consumos permiten comparar lo previsto con lo que se acabó consumiendo.
Cómo nos conectamos
Con permiso solo de lectura y sin tocar nada
Revisión con quien os mantiene SAP
Casi siempre hay una empresa externa que instaló y mantiene vuestro SAP Business One. Revisamos con ella y con tu equipo la versión, dónde guarda los datos y qué accesos de lectura se pueden habilitar sin afectar al soporte que os da.
Una vía de lectura autorizada
Según vuestra instalación, puede ser una conexión directa (API), un usuario de solo lectura o exportaciones programadas. Elegimos la más estable entre las autorizadas, sin atajos.
Lo que se añadió para vosotros
Es habitual que vuestra instalación tenga campos y pantallas creados para vuestra forma de trabajar. Entendemos qué guarda cada uno antes de dejar que aparezca en las respuestas.
Los permisos que ya existen en SAP
Si un comercial solo ve su zona o el jefe de almacén no ve precios de compra, la consulta aplica esas mismas reglas. Las aplica el sistema antes de que la IA reciba nada.
Lecturas fuera de las horas punta
Las preguntas se hacen sobre la copia para consultar. SAP solo recibe las lecturas de actualización, que se programan lejos de los momentos de más trabajo, como el cierre de mes.
Preguntas que podrías hacer
Con tus palabras, sin fórmulas ni informes. Cada respuesta dice de dónde sale.
- «¿Qué pedidos de clientes están entregados en parte y qué falta por servir?»
- «¿A qué clientes se sirvió el lote 24-118?»
- «¿Qué existencias caducan en los próximos 60 días y en qué almacén están?»
- «¿Qué pedidos a proveedor llegaron después de la fecha confirmada este trimestre?»
- «¿Cuánto material de más se consumió en las órdenes de fabricación de octubre?»
- «¿Qué clientes de exportación nos deben más de 30 días?»
Lo que conviene saber
- Algunas instalaciones solo permiten exportaciones, sobre todo si las aloja un tercero con condiciones propias. En ese caso la copia se actualiza con menos frecuencia.
- Un cambio de versión puede alterar cómo se guardan ciertos datos. Hay que revisarlo con quien os mantiene SAP y repetir las pruebas.
- Los campos añadidos sin documentar exigen tiempo de revisión: si nadie sabe qué guardan, es mejor dejarlos fuera.
- La consulta no crea documentos, no cierra pedidos ni cambia precios en SAP.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Hace falta que lo apruebe la empresa que nos mantiene SAP?
Conviene contar con ella. Conoce vuestra instalación, sabe qué accesos son posibles y qué se ha personalizado. Trabajamos en coordinación con ella y con tu equipo de sistemas.
¿Funciona con ChatGPT, Copilot o Gemini?
Usamos la IA que elijáis (ChatGPT, Gemini o Claude) con una cuenta de empresa a vuestro nombre, contratada en el servicio para empresas de esa compañía y no como suscripción personal del chat. La IA nunca entra en SAP: recibe solo los datos autorizados para cada pregunta, que tu equipo hace desde una pantalla propia de vuestra instalación. Copilot es el asistente de Microsoft y no forma parte de esta vía.
¿Sustituye a los informes que ya tenemos?
No. Los informes que funcionan siguen siendo útiles. La consulta sirve para las preguntas que no tienen informe preparado o que obligan a cruzar SAP con otros programas, como un Excel de previsiones o las carpetas de certificados.
¿Se puede preguntar por lotes y trazabilidad?
Sí, si trabajáis con lotes o números de serie en SAP y entran en la lectura acordada. La respuesta indica de qué documentos sale cada movimiento, para que se pueda revisar uno a uno.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué versión de SAP Business One usas y qué quieres poder preguntar.
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