Integraciones · Google Sheets
Pregunta a tus hojas de cálculo de Google con IA, aunque las edite medio equipo
Sí. Leemos con permiso solo de lectura las hojas de cálculo de Google que tu empresa elija, si el administrador de vuestra cuenta de Google lo autoriza. Suelen ser registros vivos: respuestas de formularios, inventarios o pedidos que actualizan varias personas a la vez. Revisamos cada hoja y con quién está compartida, y cada respuesta dice de qué hoja, de qué pestaña y de qué momento salen los datos.
Solo lectura
Qué información leemos
Lo que puedes preguntarle
Respuestas de formularios
Partes de trabajo, inspecciones, encuestas o solicitudes que llegan por un formulario y se guardan solas en una hoja. Se puede preguntar por ellas como por cualquier registro: cuántas, de quién y con qué resultado.
Hojas que edita mucha gente
Pedidos que apunta cada comercial o incidencias que anota cada técnico. Acordamos qué columnas son fiables y cuáles se rellenan a medias.
Hojas que traen datos de otras
Hojas que importan cifras de otras hojas con fórmulas. Revisamos de dónde sale cada número para no contar dos veces lo mismo.
Excel guardados en Drive
Muchos equipos guardan también libros de Excel en Drive. Se leen igual, con su propia revisión.
Cómo nos conectamos
Con permiso solo de lectura y sin tocar nada
Autorización del administrador de Google
El administrador de vuestra cuenta de Google autoriza un acceso de lectura a las hojas o carpetas acordadas. No se edita nada y quien trabaja en ellas no nota ninguna diferencia.
Con quién está compartida cada hoja
Una hoja puede estar compartida con personas concretas, con toda la empresa o con cualquiera que tenga el enlace. Te lo enseñamos hoja por hoja antes de empezar, y el sistema respeta esos permisos al responder.
Frecuencia según lo que se mueva
Una hoja viva cambia varias veces al día y otra apenas se toca. Acordamos la frecuencia de actualización de cada una, y cada respuesta indica de qué momento es la copia para consultar.
Valores con un significado acordado
«OK», «Pte.» o «Hecho» significan cosas distintas para cada persona. Acordamos qué valores cuentan como cerrado o abierto, para que el recuento coincida con el que haría el responsable.
Preguntas que podrías hacer
Con tus palabras, sin fórmulas ni informes. Cada respuesta dice de dónde sale.
- «¿Cuántas inspecciones del formulario de seguridad detectaron algún fallo en octubre?»
- «¿Qué pedidos apuntados por los comerciales esta semana no tienen fecha de entrega?»
- «¿Qué técnico ha registrado más incidencias de calderas este mes?»
- «¿Qué productos del inventario compartido están por debajo del mínimo?»
- «¿Qué encuestas de clientes de septiembre puntúan por debajo de 6 y qué comentan?»
- «¿Qué solicitudes de vacaciones de diciembre coinciden en el mismo equipo?»
Lo que conviene saber
- Si una hoja se reorganiza cada poco, la lectura acordada deja de servir y hay que ajustarla. Conviene fijar las columnas de las hojas que se van a consultar.
- Las hojas abiertas a cualquiera con el enlace se tratan con cuidado; lo prudente suele ser corregirlo en origen.
- Los valores escritos sin criterio (fechas en formatos distintos, «sí», «Sí», «S») necesitan una limpieza en la copia, y los casos dudosos quedan señalados en la respuesta.
- Entre una actualización y la siguiente, lo recién apuntado en la hoja todavía no aparece en las respuestas.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Funciona con ChatGPT, Copilot o Gemini?
Puedes usar Gemini, ChatGPT o Claude: lo eliges tú, con una cuenta de empresa a vuestro nombre en el servicio para empresas de esa compañía, no con una suscripción personal del chat. Tu equipo pregunta desde una pantalla propia de vuestra instalación, no desde la web de ninguna IA. Copilot es el asistente de Microsoft y no interviene. A la IA solo le llegan las filas autorizadas para cada pregunta.
¿Hace falta que tengamos Google Workspace?
Lo habitual es que las hojas estén en una cuenta de empresa de Google, porque así el administrador puede autorizar el acceso con orden. Si están en cuentas personales, conviene pasarlas antes a la cuenta de la empresa.
¿Se mezclan los datos de varias hojas?
Solo si se acuerda y tiene sentido. Cuando una respuesta usa más de una hoja, indica cuáles y qué pestañas.
¿La IA puede escribir en la hoja?
No. El acceso solo lee y la vía de consulta no tiene funciones para escribir. Si algún día queréis que algo se apunte solo, sería otro proyecto, con su propia autorización.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué versión de Google Sheets usas y qué quieres poder preguntar.
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