Mantenimiento y servicio técnico
IA para mantenimiento y servicio técnico: el historial de averías con una pregunta
Sí. El equipo de mantenimiento o de servicio técnico puede preguntar qué equipos acumulan más averías, qué órdenes de trabajo siguen abiertas o qué se hizo la última vez que falló una máquina, y recibir la respuesta con las órdenes, los partes de trabajo, el stock de repuestos y los manuales técnicos. Cada respuesta dice de qué orden, parte o página del manual sale.
«¿Qué equipos han tenido más averías este año y cuántas horas de parada suman?»
«¿Qué se hizo la última vez que falló el compresor 3?»
«¿Qué revisiones preventivas están vencidas?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué equipos han tenido más averías este año y cuántas horas de parada suman?»
Las averías están en las órdenes de trabajo, a veces en un programa de mantenimiento y a veces en Excel. Las horas de parada, en los partes de producción.
«¿Qué se hizo la última vez que falló el compresor 3?»
Está en una orden de trabajo antigua, escrita por un técnico que quizá ya no está. Encontrarla depende de recordar la fecha.
«¿Qué revisiones preventivas están vencidas?»
El plan preventivo está en una hoja con fechas, y lo que se ha hecho, en los partes. Comparar las dos cosas se hace a mano cada semana.
«¿Tenemos en stock los repuestos para esta reparación?»
El repuesto viene en el manual o en una orden anterior, y el stock está en el ERP con otro código.
«¿Qué órdenes de trabajo cerradas este mes siguen sin facturar?»
Los técnicos cierran el parte en una aplicación y administración factura desde el ERP. Nadie cruza las dos listas hasta fin de mes.
«¿Qué contratos de mantenimiento con clientes vencen este trimestre?»
Los contratos están en PDF en una carpeta y sus fechas de vencimiento no aparecen en ningún listado.
«¿Qué par de apriete indica el manual para esta pieza?»
El manual tiene 300 páginas en PDF y el técnico está delante de la máquina.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Órdenes de trabajo y partes
En el programa de gestión del mantenimiento (GMAO), en una aplicación de partes o en Excel.
Plan preventivo
Revisiones previstas por equipo y su periodicidad.
Inventario de equipos
Ficha de cada máquina o instalación, con su ubicación y su historial.
Repuestos y stock
Del ERP o del programa de almacén.
Manuales técnicos
PDF del fabricante con procedimientos, códigos de error y piezas.
Contratos de mantenimiento
Contratos con clientes en PDF, para servicio técnico.
Un ejemplo, paso a paso
Una avería que ya pasó antes
«La envasadora 2 vuelve a dar error de temperatura. ¿Qué se hizo las otras veces?»
El sistema comprueba que quien pregunta es de mantenimiento y puede ver órdenes y repuestos.
Busca en la copia para consultar las órdenes de trabajo de la envasadora 2 de los últimos tres años que hablan de temperatura o de resistencias.
Añade los repuestos usados en cada una, el stock actual de esos repuestos y el apartado del manual del fabricante sobre ese error.
Envía a la IA esas órdenes, los repuestos y el apartado del manual, sin los nombres de los técnicos.
La IA redacta la respuesta, con cada orden y la página del manual enlazadas.
La respuesta
Ha pasado tres veces desde 2024. Dos se resolvieron cambiando el termopar de la mordaza (órdenes OT-1182 y OT-1460); la tercera fue un conector suelto (OT-1533). Queda un termopar en stock, en la estantería B-4. El manual, en el apartado 7.3, indica revisar primero el conector y después el termopar. Las órdenes no dicen cuántas horas estuvo parada la máquina cada vez. Datos: órdenes de trabajo, stock del ERP y manual del fabricante, de esta mañana.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Cada equipo con un solo nombre
Relacionamos las formas en que se nombra cada máquina en órdenes, partes y manuales («envasadora 2», «ENV-02», «la de la línea nueva») para que la búsqueda las encuentre todas.
Averías que se puedan agrupar
Las descripciones de los técnicos se agrupan por tipo de fallo en una lista acordada con mantenimiento, sin cambiar las órdenes originales.
Manuales que se puedan citar
Los PDF del fabricante se leen de forma ordenada para responder citando el apartado y la página. Los esquemas y planos dibujados no se interpretan como texto.
Repuestos relacionados con su código
Unimos el código del manual, el del proveedor y el del almacén, para saber si el repuesto está disponible y dónde.
Partes cerrados frente a facturación
En servicio técnico relacionamos cada orden cerrada con su factura, para poder preguntar por trabajos hechos que nadie ha facturado.
Lo que conviene saber
- La IA no diagnostica la máquina: cuenta lo que dicen las órdenes anteriores y el manual. La decisión técnica es del técnico.
- Si las órdenes se escriben con una palabra («arreglado»), el historial dirá poco. La respuesta es tan útil como lo que se apuntó.
- Los manuales escaneados con poca calidad, los esquemas eléctricos y las anotaciones a mano no se leen con fiabilidad.
- Las órdenes que se cierran en papel y se pasan al programa días después no aparecen hasta entonces.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Necesitamos un programa de mantenimiento?
No. Muchas empresas llevan las órdenes en Excel o en una aplicación de partes, y se pueden leer igual. Lo importante es que cada orden diga qué equipo, qué fallo y qué se hizo.
¿Puede la IA abrir o cerrar órdenes de trabajo?
No. La vía de consulta solo lee una copia. Las órdenes se siguen abriendo y cerrando en vuestro programa, como hasta ahora.
¿Sirve para el servicio técnico en casa del cliente, no solo para la planta?
Sí. Las mismas preguntas valen para equipos instalados en clientes: historial de cada instalación, contratos que vencen, partes sin facturar. Cada técnico puede ver solo los clientes que le correspondan.
¿Se envían los manuales enteros a la IA?
No. Para cada pregunta se elige solo el apartado que hace falta. El resto del manual se queda en la copia para consultar, dentro de tu instalación.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso