Dirección y gerencia
IA para dirección y gerencia: la foto de la empresa sin esperar al informe
Sí. La gerencia puede preguntar con sus palabras cómo van las ventas, qué margen deja cada línea de negocio o qué clientes deben más, y recibir la respuesta con los datos del programa de gestión (ERP), del programa de clientes (CRM) y de los Excel de cada área. Cada cifra dice de qué programa sale y de qué día son los datos. Si falta información para responder, la respuesta lo dice.
«¿Cómo vamos este trimestre frente al mismo del año pasado?»
«¿Qué línea de negocio deja más margen y cuál menos?»
«¿Qué diez clientes nos deben más y desde cuándo?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Cómo vamos este trimestre frente al mismo del año pasado?»
Las ventas están en el ERP, pero una comparación seria exige quitar abonos y anulaciones. Hoy la prepara alguien de administración en un Excel cada vez que se le pide.
«¿Qué línea de negocio deja más margen y cuál menos?»
El precio de venta está en las facturas y el coste, en compras o en producción. Cruzarlos a mano lleva días, y por eso se hace una o dos veces al año.
«¿Qué diez clientes nos deben más y desde cuándo?»
El ERP lo sabe, pero el listado sale factura a factura y no por cliente. Antes de cada comité, administración lo agrupa a mano.
«¿Qué ofertas grandes siguen abiertas y cuánto suman?»
Las ofertas están en el CRM o en el correo de cada comercial. La suma la hace el director comercial con lo que le van contando.
«¿Cuántos pedidos entregamos tarde el mes pasado y a quién?»
La fecha prometida está en el pedido y la real, en el albarán. Nadie compara las dos salvo que un cliente se queje.
«¿Cuánto hemos comprado este año a cada proveedor y cómo han cambiado sus precios?»
Las facturas de compra están en el ERP, pero el precio de cada artículo hay que sacarlo línea a línea. Se mira cuando alguien sospecha de una subida.
«¿Qué decidimos en el último comité sobre la nueva tarifa?»
Está en un acta dentro de una carpeta compartida o en un correo. Encontrar el párrafo depende de acordarse de quién lo redactó.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
ERP
Ventas, compras, facturas, cobros y pagos de toda la empresa.
CRM
Ofertas, oportunidades abiertas y visitas del equipo comercial.
Excel de cada área
Presupuesto anual, previsiones y cuadros que hoy se rellenan a mano.
Contabilidad
Cuentas, cierres mensuales y saldos, que mandan sobre cualquier otra cifra.
Carpetas compartidas
Actas de comité, planes y documentos de dirección en Microsoft 365 o Google Drive.
Un ejemplo, paso a paso
«¿Por qué ha bajado el margen?»
«¿Por qué ha bajado el margen bruto este trimestre respecto al anterior?»
El sistema comprueba quién pregunta: la gerencia puede ver ventas, costes y márgenes de todas las áreas.
Toma de la copia para consultar las facturas de venta y los costes de los dos trimestres, ya sin abonos ni anulaciones, como se acordó al definir qué cuenta como venta.
Agrupa el margen por familia de producto y por cliente, y busca dónde está la diferencia.
Envía a la IA solo esas cifras agrupadas, sin nombres de personas, junto con la pregunta.
La IA redacta la respuesta y al lado de cada número indica de dónde sale y de qué día son los datos.
La respuesta
El margen bruto ha pasado del 31 % al 28 %. Casi toda la diferencia viene de una familia: tubería de cobre, cuyo coste de compra subió un 12 % en febrero sin que cambiara la tarifa de venta. El resto de familias se mantiene. Los datos no explican si la subida fue puntual ni si hubo negociación; eso habría que preguntarlo a compras. Datos: facturas de venta y de compra del ERP, actualizadas anoche.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué cuenta como venta y como margen
Acordamos con administración si una venta es el pedido, el albarán o la factura, cómo se restan abonos y anulaciones y qué coste se usa para el margen. Así la cifra que ve la gerencia coincide con la del cierre.
Una vista de toda la empresa, con permisos
La gerencia puede preguntar por todas las áreas; el resto del equipo, solo por lo suyo. Esos permisos los aplica el sistema, no una instrucción a la IA.
Las preguntas del comité
Recogemos las preguntas que se repiten en cada reunión de dirección y las probamos con datos reales antes de entregar, comparando las respuestas con los informes que ya conoces.
Presupuesto frente a real
Si el presupuesto anual está en un Excel, lo conectamos y acordamos cómo se relaciona cada partida con las cuentas del ERP. Así se puede preguntar «¿cómo vamos frente a lo previsto?».
Registro de cada consulta
Queda guardado quién preguntó, qué datos se usaron y qué se envió a la IA. Es útil cuando una cifra acaba en una presentación al consejo o al banco y alguien pregunta de dónde salió.
Lo que conviene saber
- La IA responde con lo que hay en los programas. Si una decisión se tomó en una conversación y no quedó escrita, no la encontrará.
- Las cifras son tan recientes como la última actualización de la copia para consultar. Para el cierre oficial manda la contabilidad.
- Preguntas como «¿deberíamos abrir una delegación en Valencia?» van más allá de los datos: la respuesta puede ordenar cifras, pero la decisión es tuya.
- Si cada área calcula el margen a su manera, primero hay que acordar una sola forma. Mientras no exista ese acuerdo, la respuesta lo señalará.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Sustituye al cuadro de mando que ya tenemos?
No hace falta sustituirlo. El cuadro de mando enseña lo que se decidió mirar; la pantalla de preguntas sirve para lo que no estaba previsto. A menudo la pregunta nace justo al ver una cifra rara en el cuadro.
¿Puede la gerencia ver datos que el resto no ve?
Sí, si así se decide. Cada persona tiene sus permisos y el sistema los aplica antes de preguntar a la IA. La gerencia puede ver márgenes de todas las líneas; un comercial, por ejemplo, solo los de sus clientes.
¿Qué pasa si la respuesta no cuadra con el informe de administración?
Cada respuesta dice de qué datos sale, así que se puede comparar. Casi siempre la diferencia está en un criterio (fecha de pedido o de factura, con o sin abonos), y se corrige acordándolo una vez.
¿Viajan las cifras de la empresa a la IA?
Viaja la información autorizada para cada pregunta, a través de la cuenta de IA de tu empresa. Para preguntas de dirección suele bastar con cifras agrupadas, sin nombres de personas, y lo que se envía queda registrado.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
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