Compras y aprovisionamiento
IA para compras: precios, plazos y proveedores con una pregunta
Sí. El departamento de compras puede preguntar qué proveedores han subido precios este año, quién entrega tarde con más frecuencia o qué conviene pedir el mes que viene según el consumo, y recibir la respuesta con los pedidos de compra, los albaranes y las facturas del programa de gestión (ERP). Cada respuesta dice de qué pedido o factura sale. La IA no lanza pedidos: solo consulta.
«¿Qué artículos han subido más de un 5 % en el último año y con qué proveedor?»
«¿Qué proveedores entregan tarde con más frecuencia?»
«¿Qué tenemos que comprar el mes que viene para no quedarnos cortos?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué artículos han subido más de un 5 % en el último año y con qué proveedor?»
El precio está línea a línea en las facturas de compra. Seguir la evolución de un artículo exige filtrar cientos de facturas.
«¿Qué proveedores entregan tarde con más frecuencia?»
La fecha pedida está en el pedido de compra y la real, en el albarán de entrada. Casi nadie las compara, y menos proveedor por proveedor.
«¿Qué tenemos que comprar el mes que viene para no quedarnos cortos?»
La previsión de compras se hace con el consumo de meses anteriores, el stock y los pedidos de clientes, cada cosa en una pantalla distinta, y al final se hace en Excel.
«¿Qué facturas de proveedor no cuadran con el pedido o con el albarán?»
Comprobar las tres cosas se hace a mano, factura a factura, y las diferencias pequeñas se escapan.
«¿A cuántos proveedores compramos el mismo artículo y a qué precio?»
Un mismo artículo puede tener un código distinto en cada proveedor. Sin relacionarlos, nadie ve la comparación.
«¿Qué pactamos con este proveedor sobre portes y plazos?»
Está en un contrato en PDF o en un correo de hace dos años, y quien lo negoció quizá ya no está en el puesto.
«¿Cuánto hemos comprado este año a cada proveedor frente al año pasado?»
El ERP lo sabe, pero el informe sale por factura. Para negociar un rápel hay que agruparlo a mano.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
ERP
Pedidos de compra, albaranes de entrada, facturas recibidas y fichas de artículo.
Tarifas de proveedor
Los Excel o PDF de precios que envía cada proveedor.
Contratos y condiciones
Acuerdos de precios, portes, plazos y rápeles en PDF y documentos.
Buzón de compras
Confirmaciones de pedido y avisos de retraso en un buzón compartido, si se decide incluirlo.
Stock y consumos
Del mismo ERP o del programa de almacén, para la previsión de compras.
Un ejemplo, paso a paso
¿Quién está subiendo los precios?
«¿Qué proveedores nos han subido precios desde enero en los artículos que más compramos?»
El sistema comprueba que quien pregunta es de compras y puede ver precios de compra.
Toma de la copia para consultar los 50 artículos con más gasto del año y su precio unitario en cada factura desde enero, con los descuentos de cada línea ya aplicados.
Compara el precio de enero con el último de cada artículo y proveedor, y marca las subidas.
Envía a la IA esa tabla de artículos, proveedores y precios, junto con la pregunta.
La IA redacta la respuesta, con cada subida enlazada a la primera factura en la que aparece.
La respuesta
De los 50 artículos con más gasto, nueve han subido de precio desde enero, todos de dos proveedores. Con Metales Ribera, seis artículos han subido entre un 4 % y un 9 %, a partir de la factura del 3 de abril. Con Envases Soria, tres artículos han subido un 6 % desde marzo. En el resto no hay cambios. En el buzón de compras no aparece ninguna tarifa nueva de Metales Ribera. Datos: facturas de compra del ERP y buzón de compras, de ayer.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Un artículo, aunque tenga varios códigos
Relacionamos los códigos que usa cada proveedor con el código interno, para comparar precios del mismo artículo entre proveedores.
Qué es entregar tarde
Acordamos si cuenta la fecha pedida, la confirmada por el proveedor o la de entrada en almacén, y cuántos días de margen se aceptan.
Tarifas y contratos en PDF
Las tarifas y condiciones se leen sacando precios, descuentos, portes y plazos en un formato ordenado que la IA entiende sin adivinar.
Consumo limpio para la previsión
Ordenamos el consumo de cada artículo por meses y señalamos los meses con rotura de stock, para que la previsión de compras no se apoye en meses en los que no había material.
Quién ve los precios de compra
Los precios de compra y los márgenes pueden quedar solo para compras y dirección. El sistema aplica esos permisos antes de preguntar a la IA.
Lo que conviene saber
- La IA no lanza pedidos ni cambia precios en el ERP. La previsión es una ayuda para decidir, no un pedido automático.
- Si los albaranes de entrada se registran días después de recibir la mercancía, los retrasos de proveedor parecerán mayores de lo que son.
- Una previsión basada en el pasado no sabe de una obra nueva ni de un cliente que se va. La respuesta trabaja con lo que consta.
- Las tarifas en PDF con tablas muy complejas o escaneadas pueden necesitar revisión. Lo que no se lea bien queda señalado.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Puede la IA negociar o hacer pedidos a proveedores?
No. Solo consulta una copia de los datos. Te da con qué negociar (cuánto compras, cómo han cambiado los precios, cómo entrega cada proveedor), pero el pedido y la negociación siguen siendo tuyos.
¿Cómo se hace la previsión de compras?
Con el consumo de meses anteriores, el stock y los pedidos abiertos que haya en tus programas, según el criterio que acordemos contigo. La respuesta explica en qué datos se basa, para que la ajustes con lo que sabes y no consta.
¿Los precios de compra llegan a la IA?
Si la pregunta los necesita, sí: viaja la información autorizada para esa pregunta, a través de la cuenta de IA de tu empresa. Los nombres de proveedores se pueden cambiar por códigos, y lo enviado queda registrado.
¿Sirve si cada proveedor manda la tarifa en un formato distinto?
Sí, aunque cada formato se revisa. Leemos los Excel y PDF de tarifas sacando los datos ordenados. Si un proveedor manda imágenes de poca calidad, te lo decimos para pedirle otro formato.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso