Almacén y stock
IA para almacén y stock: qué falta, qué sobra y dónde está
Sí. El equipo de almacén puede preguntar qué artículos se van a agotar antes del próximo pedido, qué referencias llevan meses sin moverse o qué pedidos de cliente no se pueden servir completos, y recibir la respuesta con los datos del programa de gestión (ERP) o del programa de almacén. Cada respuesta dice de qué movimiento o recuento sale y de qué hora son los datos.
«¿Qué artículos se van a quedar sin stock antes de que llegue el próximo pedido al proveedor?»
«¿Qué referencias llevan más de seis meses sin ningún movimiento?»
«¿Qué pedidos de cliente de hoy no se pueden servir completos?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué artículos se van a quedar sin stock antes de que llegue el próximo pedido al proveedor?»
Hay que cruzar stock, consumo diario y plazo de entrega del proveedor. Hoy la rotura de stock se descubre cuando el preparador llega a la ubicación y está vacía.
«¿Qué referencias llevan más de seis meses sin ningún movimiento?»
El ERP guarda los movimientos, pero el listado de stock dormido hay que construirlo a mano. Suele hacerse solo antes del inventario anual.
«¿Qué pedidos de cliente de hoy no se pueden servir completos?»
El pedido y el stock están en el ERP, pero hay que restar lo ya reservado para otros pedidos. Se mira uno a uno.
«¿Qué diferencias salieron en los recuentos y en qué ubicaciones se repiten?»
Cada recuento se guarda en una hoja de Excel con su fecha. Ver qué ubicaciones fallan siempre exige juntarlas todas.
«¿Cuánto vale el stock de cada familia?»
El valor depende del coste que se use (último, medio). Cada informe del ERP da una cifra distinta y nadie sabe cuál pedir.
«¿Qué devoluciones de cliente están en el almacén sin revisar?»
La mercancía entra físicamente, pero el registro va por correo o en una hoja aparte hasta que alguien la procesa.
«¿Dónde está el lote 23-114 y cuánto queda?»
Si el programa no lleva lotes por ubicación, se busca en la hoja de entradas o preguntando a quien lo colocó.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
ERP
Artículos, stock, movimientos, pedidos de cliente y reservas.
Programa de almacén (SGA)
Si lo hay: el programa de gestión del almacén, con ubicaciones, lotes y preparación de pedidos.
Recuentos e inventarios
Hojas de cálculo con cada recuento, su fecha y su ubicación.
Albaranes
Entradas y salidas de mercancía, en el ERP o en PDF.
Devoluciones e incidencias de transporte
Buzón compartido u hoja de registro donde se apuntan hoy.
Un ejemplo, paso a paso
Antes de que se agote
«¿Qué artículos se van a quedar sin stock en las próximas dos semanas?»
El sistema comprueba que quien pregunta puede ver stock y pedidos de compra.
Toma de la copia para consultar el stock disponible de cada artículo, ya restado lo reservado para pedidos de cliente, y su consumo medio de las últimas ocho semanas.
Calcula para cuántos días alcanza el stock y lo compara con los pedidos a proveedor abiertos y su fecha prevista de llegada.
Envía a la IA la lista de artículos en riesgo con esos números.
La IA redacta la respuesta, con cada artículo enlazado a su ficha y a su pedido de compra, si lo tiene.
La respuesta
Siete artículos se quedarían sin stock en las próximas dos semanas. Cinco tienen un pedido de compra abierto que llega a tiempo. Dos no: la junta tórica de 32 mm alcanza para unos 6 días y su pedido llega dentro de 11, y el adhesivo de montaje no tiene ningún pedido abierto y alcanza para 9 días. El consumo es la media de las últimas ocho semanas; un pedido fuera de lo normal no está incluido. Datos: ERP, actualizado hace dos horas.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué stock está disponible
Acordamos cómo se calcula lo disponible: lo que hay, menos lo reservado, menos lo bloqueado por calidad o por devolución.
Qué es una rotura de stock
Definimos si cuenta cuando el stock llega a cero, cuando baja del mínimo o cuando un pedido no se puede servir completo. Así se pueden contar las roturas de cada mes con el mismo criterio.
Un solo valor del stock
Elegimos con administración qué coste se usa para valorar el stock, para que la cifra coincida con la del cierre.
Recuentos unidos
Juntamos los recuentos que hoy están en hojas separadas, con su fecha y su ubicación, para poder preguntar por diferencias que se repiten.
Lo que conviene saber
- El stock de la respuesta es el del programa. Si hay mercancía colocada sin registrar o salidas sin apuntar, la respuesta no lo sabrá.
- La copia se actualiza con la frecuencia acordada. Para preparar un pedido al minuto manda la pantalla del ERP o del programa de almacén.
- La IA no mueve stock, no reserva ni regulariza. Las correcciones de inventario se hacen en tus programas.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Sirve si no tenemos programa de almacén?
Sí. Muchos almacenes llevan el stock solo en el ERP y las ubicaciones o los recuentos en Excel. Se pueden leer los dos y unirlos, siempre que los códigos de artículo coincidan o se puedan relacionar.
¿Puede la IA regularizar el inventario?
No. La vía de consulta no escribe en tus programas. Puede decirte qué diferencias hay y dónde se repiten; la regularización la hace quien tenga permiso, en el ERP.
¿Cada cuánto se actualizan los datos de stock?
Con la frecuencia que acordemos, por ejemplo cada hora o varias veces al día, según lo que permita tu programa. Cada respuesta dice de qué momento son los datos.
¿Qué pasa si hay artículos dados de alta dos veces?
Es más habitual de lo que parece. Si no se detectan, la respuesta puede separar cifras que deberían ir juntas. Por eso en la preparación buscamos duplicados y acordamos contigo qué código manda.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso