Trazabilidad: qué queda registrado de cada pregunta

¿Qué se anota de cada pregunta?

• Quién preguntó, con qué perfil y en qué momento.
• La pregunta tal como la escribió.
• Qué programas consultó la IA y qué registros usó para responder, con la fecha de actualización de esos datos.
• Qué se envió a la IA: la información autorizada, ya recortada y, si tu empresa lo decidió así, con los nombres cambiados por códigos.
• Qué IA respondió, por ejemplo ChatGPT, Gemini o Claude, con tu cuenta.
• La respuesta que vio la persona, con sus fuentes y con lo que explicó sobre cómo entendió la pregunta.

La diferencia con un chat normal está en los puntos tercero y cuarto. Un historial de conversaciones guarda lo que se dijo; este registro guarda también de dónde salió cada dato y qué viajó fuera de tu instalación.

¿Para qué sirve?

Para revisar una respuesta que alguien usó hace semanas y que ahora se discute. Para investigar un error y saber si estaba en la pregunta, en los datos, en cómo la IA entendió lo que se pedía o en lo que redactó. Y para poder explicar, ante un cliente, un auditor o tu propia dirección, qué información se usó y quién la vio.

¿Quién puede ver el registro?

Lo decides tú. Lo prudente suele ser que el registro completo lo vean una o dos personas designadas, por ejemplo la gerencia y quien lleve sistemas, y que cada usuario pueda ver solo sus propias preguntas. Nosotros entramos en él cuando hace falta revisar una incidencia dentro del mantenimiento, y esa entrada también queda anotada.

¿Cuánto tiempo se conserva?

Se acuerda contigo. Si se guarda muy poco, un error que se descubre meses después ya no se puede investigar. Si se guarda demasiado, se acumula información que nadie necesita, y el RGPD pide no conservar datos personales más tiempo del necesario para su fin.

Se pueden fijar plazos distintos para cada parte: guardar más tiempo quién preguntó, cuándo y qué fuentes se usaron, y menos tiempo el texto completo que se envió a la IA. Así se conserva la trazabilidad sin guardar de más.

El registro también es información delicada

Las preguntas dicen mucho de una empresa. «¿Qué pasaría con las ventas si cerramos la tienda de Getafe?» revela un plan antes de que se anuncie. Y lo que se envió a la IA puede incluir datos personales. Por eso el registro se protege como el resto de la instalación: con permisos, con copias de seguridad y sin enviarlo nunca a la IA.

Usar el registro para valorar a los empleados por lo que preguntan sería un uso distinto del previsto. Si se plantea, conviene revisarlo antes con quien te asesore y decidir cómo se informa a la plantilla.

Lo que el registro no hace

• No evita los errores: ayuda a encontrarlos y a corregir su causa.
• No demuestra por sí solo que se cumpla la ley.
• No cubre lo que la empresa de IA haga dentro de su servicio, que depende de sus condiciones. Registra lo que salió de tu instalación.

El Reglamento europeo de Inteligencia Artificial exige que los sistemas de alto riesgo permitan registrar de forma automática lo que ocurre durante su uso. Que tu caso entre o no en esa categoría depende del uso que le des, y conviene revisarlo para cada caso.