Agencias y alojamientos
IA para agencias de viaje y alojamientos: pregunta por reservas, ocupación y canales
Conectamos el programa de reservas, el gestor de canales, la facturación y los contratos con hoteles y receptivos para que preguntes con tus palabras: cómo va la ocupación de diciembre frente al año pasado a la misma fecha, qué canal deja más por noche después de comisiones o qué grupos tienen pagos sin cobrar. Leemos tus programas solo para consultar y cada respuesta dice de qué reserva o expediente sale.
«¿Cómo va la ocupación de diciembre frente al año pasado a esta misma fecha?»
«¿Qué canal nos deja más por noche después de comisiones?»
«¿Cuántas cancelaciones hemos tenido en tarifa no reembolsable frente a la flexible?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Cómo va la ocupación de diciembre frente al año pasado a esta misma fecha?»
El programa da la foto de hoy. Saber cuántas reservas había el año pasado en este mismo día, quitando las que se cancelaron después, exige reconstruirlo.
«¿Qué canal nos deja más por noche después de comisiones?»
El precio está en la reserva, pero la comisión llega en la factura mensual de cada plataforma. Juntarlas no lo hace ningún informe.
«¿Cuántas cancelaciones hemos tenido en tarifa no reembolsable frente a la flexible?»
Las cancelaciones se registran, pero la tarifa con la que se reservó a veces cambia por el camino o se pierde en el gestor de canales.
«¿Qué grupos tienen el segundo pago sin cobrar a 30 días de la salida?»
El calendario de pagos de cada grupo está en el expediente o en un correo. Nadie lo mira junto para todos los grupos.
«¿Qué condiciones de cancelación tenemos con el receptivo de Lisboa para grupos?»
Están en el contrato, en PDF, a veces con un anexo de temporada que cambia los plazos.
«¿A cuánto hemos vendido de media la noche en doble con vistas este verano?»
Los tipos de habitación tienen nombres distintos en cada canal. Agruparlos bien es la mitad del trabajo.
«¿Cuántas reservas de estancias largas hemos tenido este año y por qué canal entraron?»
La duración de la estancia está en cada reserva, pero los informes agrupan por fecha de entrada, no por número de noches.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión del alojamiento
Reservas, habitaciones, estancias, precios por noche y cancelaciones.
Gestor de canales y motor de reservas
Reservas por canal, tarifas cargadas en cada plataforma y la web propia.
Programa de gestión de la agencia
Expedientes, cobros a clientes, pagos a hoteles y receptivos.
Facturas de comisiones (PDF)
Comisiones mensuales de las plataformas de reservas y de los intermediarios.
Contratos con hoteles y receptivos (PDF)
Cupos, tarifas netas, condiciones de cancelación y anexos de temporada.
Hojas de cálculo de temporada
Previsiones, calendario de tarifas y objetivos de ocupación.
Un ejemplo, paso a paso
Diciembre, comparado a la misma fecha
«¿Cómo va diciembre frente al año pasado a esta misma fecha y qué canal tira más?»
El sistema comprueba el permiso: dirección y responsable de precios ven ingresos por canal; recepción, no.
Toma las reservas de diciembre vivas hoy y reconstruye las que había el año pasado a 19 de octubre, sin contar las que se cancelaron después.
Aplica la comisión de cada canal según sus facturas y contratos.
Envía a la IA totales por canal y noche. Los datos de los huéspedes no hacen falta y no viajan.
La IA compara las dos fotos y el sistema enlaza los listados de reservas de los que sale cada cifra.
La respuesta
Para diciembre tienes vendidas 1.180 noches, frente a 1.020 el año pasado a esta misma fecha: un 16 % más. El precio medio por noche ha pasado de 92 € a 97 €. El crecimiento viene sobre todo de la web propia, que sube de 240 a 390 noches; las plataformas de reservas se mantienen. Las cancelaciones de diciembre suman ya 64 noches, casi todas en tarifa flexible.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Ocupación comparable a fecha
Guardamos cómo estaban las reservas cada día para poder comparar este año con el anterior en el mismo punto, no solo con el resultado final.
Ingreso neto por canal
Unimos cada reserva con la comisión que le corresponde. La respuesta dice si habla de precio de venta o de lo que queda después de comisiones.
Expedientes de agencia completos
Venta al cliente, coste de cada servicio, cobros y pagos a hoteles y receptivos en un mismo expediente, para ver el margen y los cobros que faltan.
Datos de huéspedes y viajeros, fuera salvo que hagan falta
Documentos de identidad, teléfonos y direcciones no entran en la copia si las preguntas no los necesitan. Cuando haga falta un nombre, viaja como un código.
Tipos de habitación y temporadas con un solo nombre
La «doble superior» de un canal es la «doble con vistas» de otro. Preparamos las equivalencias para que el precio medio se calcule sobre lo mismo.
Lo que conviene saber
- Los precios de la competencia no están en tus programas. Solo entran si los tienes en una herramienta propia con una forma autorizada de leerlos.
- La consulta no cambia tarifas ni cierra ventas en los canales. Solo lee; las decisiones de precio siguen siendo tuyas.
- Las reservas que se apuntan en papel o en una agenda no aparecen hasta que se pasan al programa.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Puede la IA cambiar nuestras tarifas en las plataformas?
No. La IA trabaja sobre una copia para consultar y nunca entra en tus programas ni en el gestor de canales. Puede ayudarte a ver los datos; el cambio lo haces tú.
¿Viajan a la IA los datos de nuestros huéspedes?
Solo si la pregunta los necesita, y casi nunca hace falta: ocupación, precios y canales se responden sin datos personales. Lo que se envía en cada pregunta queda registrado.
¿Sirve para varios alojamientos a la vez?
Sí. Cada alojamiento conserva sus datos y la dirección puede comparar entre ellos, siempre con las mismas reglas de ocupación y precio medio.
¿Y si queremos cambiar de IA más adelante?
Se puede. Tus datos preparados se quedan en tu instalación. Antes de cambiar repetimos las pruebas con la nueva IA para comprobar que responde igual de bien.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso