Fincas e inmobiliarias
IA para administración de fincas e inmobiliarias: pregunta por comunidades, derramas y cartera
Conectamos el programa de administración de fincas, las actas de las juntas, los contratos y el programa de inmuebles para que preguntes con tus palabras: qué comunidades acumulan recibos sin cobrar, qué se aprobó sobre el ascensor en la última junta o qué pisos de la cartera llevan meses sin visitas. Solo leemos tus programas, y cada respuesta enlaza el acta, el recibo o la ficha de la que sale.
«¿Qué se aprobó sobre la derrama del tejado en Ronda Norte 14 y cuánto le toca a cada piso?»
«¿Qué comunidades tienen más de un 10 % de los recibos de este año sin cobrar?»
«¿Qué contratos de ascensor, limpieza o jardinería vencen en los próximos tres meses?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué se aprobó sobre la derrama del tejado en Ronda Norte 14 y cuánto le toca a cada piso?»
El acuerdo está en el acta, en PDF; los coeficientes de cada piso, en el programa de fincas. Contestar a un propietario exige juntar los dos.
«¿Qué comunidades tienen más de un 10 % de los recibos de este año sin cobrar?»
Las devoluciones del banco se registran comunidad a comunidad. Ver el conjunto de la cartera obliga a sacar un informe de cada una.
«¿Qué contratos de ascensor, limpieza o jardinería vencen en los próximos tres meses?»
Cada comunidad tiene sus contratos con empresas de servicios, guardados en PDF. La fecha de renovación está en una cláusula, no en un listado.
«¿Qué incidencias de las comunidades llevan más de un mes sin resolver?»
Las incidencias llegan por teléfono, correo y mensajes. Si se apuntan, se apuntan en sitios distintos.
«¿Qué pisos en alquiler llevan más de 90 días publicados y cuántas visitas han tenido?»
El programa de inmuebles guarda la fecha de alta y las visitas, pero no avisa de lo que se está quedando parado.
«¿A qué inquilinos hay que actualizarles la renta en noviembre?»
La fecha y la forma de actualizar la renta están en cada contrato. Sin una lista, se descubren cuando el propietario pregunta.
«¿Cuántas juntas extraordinarias hemos convocado este año y por qué motivos?»
Cada convocatoria es un documento suelto. Saber cuántas y por qué exige leerlas todas.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de administración de fincas
Comunidades, propietarios, coeficientes de participación, recibos, devoluciones y contabilidad de cada comunidad.
Actas y convocatorias (PDF)
Acuerdos, votaciones, derramas y presupuestos aprobados en cada junta.
Contratos y pólizas de las comunidades
Contratos con empresas de mantenimiento y servicios, y pólizas del edificio, normalmente en PDF.
Programa de inmuebles y clientes
Cartera de pisos, demandas de clientes y visitas. Por ejemplo, Inmovilla o Witei.
Contratos de arrendamiento
Rentas, fianzas, fechas de actualización y duración, junto con la hoja de cálculo de cobros.
Un ejemplo, paso a paso
La derrama del tejado, piso a piso
«¿Cuánto paga cada piso por la derrama del tejado de Ronda Norte 14 y quién lleva cuotas sin pagar?»
El sistema comprueba el permiso: la administradora y el oficial de esa comunidad pueden ver deudas; un agente de alquileres, no.
Lee el acta de la junta de marzo y extrae el acuerdo: importe total, reparto por coeficiente y número de cuotas.
Cruza el acuerdo con los coeficientes de cada piso y con los recibos emitidos, cobrados y devueltos.
Envía a la IA los importes por piso (1.º A, 2.º B…) sin los nombres de los propietarios.
La IA redacta y el sistema enlaza el acta y los recibos. En la pantalla de la administradora aparece el nombre del propietario de cada piso.
La respuesta
La junta del 12 de marzo aprobó una derrama de 48.000 € en seis cuotas, repartida por coeficiente. Un piso con un 4,2 % paga 2.016 €, es decir, 336 € por cuota. Van emitidas cuatro cuotas: 22 de los 24 pisos están al día. El 3.º C debe dos cuotas (672 €) y el bajo B una (336 €), devuelta por el banco el 5 de septiembre. Se enlazan el acta y los recibos.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Los acuerdos de las actas, convertidos en datos
De cada acta sacamos en orden el acuerdo, el importe, la forma de reparto y el resultado de la votación. Así se puede preguntar por acuerdos de hace años sin buscar el PDF.
Cada comunidad, con sus cuentas
Las comunidades no se mezclan. Una pregunta sobre una comunidad responde solo con sus recibos, su contabilidad y sus actas.
Deudas y datos de propietarios con cuidado
Nombres, cuentas bancarias y deudas son datos personales. Quedan reservados a quien gestiona los cobros, y lo que viaja a la IA se limita a lo necesario, con códigos en lugar de nombres.
Qué es un piso activo en la cartera
Disponible, reservado, alquilado, retirado: acordamos los estados y qué cuenta como visita, para que las cifras de la cartera signifiquen lo mismo para todo el equipo.
Lo que conviene saber
- Las actas antiguas escaneadas torcidas o escritas a mano pueden no leerse bien. Quedan señaladas y no se dan por buenas.
- No damos asesoramiento jurídico. La consulta dice qué consta en el acta, no si un acuerdo es válido ni qué mayoría hacía falta.
- Las visitas solo cuentan si se registran en el programa de inmuebles. Las que un agente apunta en su agenda personal no aparecen.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Podrían los propietarios preguntar por su comunidad?
Se puede estudiar, con permisos que aplica el sistema para que cada propietario vea solo su comunidad y su piso. Lo habitual es empezar con el despacho y ampliarlo después de probarlo.
¿Las deudas viajan a la IA con el nombre del propietario?
No hace falta. La IA puede trabajar con el piso o con un código. Cambiar nombres por códigos no hace los datos anónimos, pero reduce lo que llega a la IA, y el nombre solo aparece en la pantalla de quien tiene permiso.
¿Sirve si tenemos varias oficinas o carteras?
Sí. Cada oficina puede ver lo suyo y la dirección, el conjunto. Acordamos antes cómo se reparten las comunidades y los inmuebles entre oficinas.
¿Puedo preguntarle por la ley de propiedad horizontal?
La consulta responde sobre tus datos y tus documentos, no sobre leyes. Para dudas legales sigue haciendo falta tu criterio profesional o el de tu asesor.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso