Formación y academias
IA para centros de formación: pregunta por matrículas, grupos y bonificaciones
Ordenamos matrículas, grupos, asistencia, cobros y expedientes de formación bonificada para que dirección y coordinación pregunten con sus palabras: qué grupos no llegan al mínimo de alumnos, quién no alcanza la asistencia exigida en un curso bonificado o qué empresas no han repetido. Leemos tus programas solo para consultar, los datos de los alumnos se tratan con permisos y códigos, y cada respuesta dice de dónde sale.
«¿Qué grupos de enero no llegan todavía al mínimo de alumnos?»
«¿Qué alumnos del curso bonificado de gestión de almacén van por debajo del 75 % de asistencia?»
«¿Qué empresas nos hicieron cursos el año pasado y este año no han repetido?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué grupos de enero no llegan todavía al mínimo de alumnos?»
Las reservas y las matrículas pagadas se mezclan en el mismo listado. Decidir si un grupo sale o se junta con otro exige contarlas a mano.
«¿Qué alumnos del curso bonificado de gestión de almacén van por debajo del 75 % de asistencia?»
La asistencia se firma en hojas por sesión o se registra en la plataforma. El mínimo que permite bonificar se controla a ojo, a veces cuando ya no tiene arreglo.
«¿Qué empresas nos hicieron cursos el año pasado y este año no han repetido?»
Los cursos se facturan a la empresa, pero los alumnos se matriculan uno a uno. Ver la historia de cada empresa cliente exige agruparlos.
«¿Cuántas plazas perdemos entre la reserva y el primer pago?»
La reserva entra por la web o por teléfono y el pago se registra en otro sitio. Nadie mide cuántas se caen por el camino ni en qué cursos.
«¿Qué profesores han dado más horas este trimestre y en qué sedes?»
Las horas salen de los horarios, pero las sustituciones y los cambios de aula se apuntan aparte.
«¿Qué alumnos de oposiciones no han entrado en la plataforma en los últimos 20 días?»
La plataforma registra cada acceso, pero ese dato no llega a quien hace el seguimiento de los alumnos.
«¿Qué recibos nos han devuelto este mes y de qué cursos son?»
Las devoluciones llegan del banco con la referencia del recibo, no con el curso. Saber a qué grupo afectan obliga a buscarlas una a una.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de gestión académica
Cursos, grupos, horarios, matrículas, reservas y recibos.
Plataforma de formación en línea
Accesos, actividades entregadas y progreso de cada alumno. Por ejemplo, Moodle.
Control de asistencia
Hojas de firmas por sesión o registros de asistencia en hoja de cálculo.
Expedientes de formación bonificada
Comunicaciones de inicio y fin, costes y documentación de cada empresa cliente.
Captación de alumnos
Solicitudes de información, reservas y campañas, en un programa de clientes (CRM) o en una hoja de cálculo.
Un ejemplo, paso a paso
Asistencia en un curso bonificado, antes de que sea tarde
«¿Qué alumnos del curso bonificado de gestión de almacén van por debajo del 75 % de asistencia?»
El sistema comprueba el permiso: coordinación y formación bonificada ven todo el curso; el profesor, solo su grupo.
Lee las hojas de firma y los registros de la plataforma, y calcula la asistencia con la regla acordada para las sesiones a medias.
Cruza cada alumno con el expediente de bonificación de su empresa.
Envía a la IA la asistencia de cada alumno con un código, sin nombre ni DNI. En la pantalla de coordinación aparecen los nombres.
La IA resume la situación y el sistema enlaza las hojas de firma de cada sesión.
La respuesta
De los 18 alumnos, 4 van por debajo del 75 %. Con 8 de las 12 sesiones dadas, dos ya no pueden llegar aunque vengan a todas: llevan 4 asistencias y como mucho alcanzarían 8 de 12, el 67 %. Los otros dos llevan 5 y llegan justo si no faltan más. Tres de los cuatro son de la misma empresa cliente. Se enlazan las hojas de firma de cada sesión.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué es una matrícula
Reserva, matrícula pagada, baja, cambio de grupo: acordamos los estados para que «alumnos del grupo» signifique lo mismo en cada respuesta.
Asistencia calculada igual para todos
Llegar tarde, irse antes o recuperar una sesión en otro grupo: fijamos la regla una vez. Así el porcentaje de asistencia no depende de quién lo cuente.
Expedientes bonificados por empresa
Unimos alumnos, cursos y empresa cliente para ver qué expedientes tienen la documentación completa y cuáles tienen algún hueco.
Datos de alumnos, con permisos y códigos
Cada sede y cada papel ven lo suyo, y el sistema lo aplica. DNI, teléfonos y cuentas no viajan a la IA. Los nombres se cambian por códigos; eso no los hace anónimos, así que se siguen tratando como datos personales.
Lo que conviene saber
- Las hojas de firma escaneadas y escritas a mano no se leen de forma fiable. Si la asistencia se lleva así, conviene pasarla a la plataforma o a una hoja de cálculo.
- No tramitamos bonificaciones ni sustituimos los trámites oficiales. La consulta dice lo que consta en tus expedientes.
- Notas y evaluaciones de los alumnos: decidimos contigo si entran. Se pueden dejar fuera de la copia desde el principio.
- La conexión con la plataforma depende de que haya una forma autorizada de leerla, como una exportación o una conexión directa entre programas (API).
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Qué datos de los alumnos recibe la IA?
Solo lo necesario para cada pregunta y, por lo general, con códigos en lugar de nombres. Para saber quién va mal de asistencia, a la IA le basta con el código y las sesiones. El nombre lo ve en la pantalla quien tiene permiso.
¿Un profesor puede ver datos de otros grupos?
No, salvo que lo decidas. Los permisos los aplica el sistema antes de que la IA reciba nada, y los probamos con usuarios de cada papel antes de entregar.
¿Hay que revisar algo de protección de datos antes de empezar?
Sí, y conviene hacerlo con tu asesor o tu delegado de protección de datos. Te ayudamos con lo que hay que mirar: qué datos de alumnos entran en la copia, qué viaja a la empresa de IA, en qué condiciones y qué queda registrado de cada consulta.
¿Sirve si damos formación presencial y en línea a la vez?
Sí. Unimos la asistencia presencial con la actividad en la plataforma, con una regla acordada para cada tipo de curso, y la respuesta dice de cuál de los dos sale cada dato.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso