¿Cómo preguntar con IA a los documentos de SharePoint y OneDrive?

¿Qué suele haber en un SharePoint?

En teoría, documentos ordenados por departamentos. En la práctica, de todo: procedimientos vigentes junto a los de hace cuatro años, contratos firmados y sus borradores, plantillas, actas, fotos de obra, archivos llamados «Copia de Copia de oferta.docx» y carpetas personales de OneDrive compartidas con un enlace que nadie recuerda haber enviado.

Es lo normal, pero si se conecta todo tal cual, la IA encontrará con la misma facilidad el procedimiento bueno y el antiguo, y responderá con el que mejor encaje con las palabras de la pregunta, que no tiene por qué ser el vigente.

¿Qué bibliotecas conviene conectar primero?

Las que responden a las preguntas que tu equipo hace cada semana. Suelen ser estas:

• Procedimientos e instrucciones de trabajo: cómo se hace una recepción, qué se revisa en una entrega, qué hacer ante una incidencia.
• Fichas técnicas de productos y materiales.
• Contratos con clientes y proveedores, con acceso limitado a quien los necesita.
• Ofertas y presupuestos enviados, para responder «¿qué condiciones le dimos a este cliente la última vez?».

Personal, nóminas y expedientes de trabajadores se dejan fuera salvo que se acuerde expresamente, con reglas propias. Empezar por pocas bibliotecas bien elegidas da mejores respuestas que conectar todo de golpe.

¿Se respetan los permisos de cada carpeta?

Sí. Se parte de los permisos que ya tienes en Microsoft 365: quien no puede abrir una carpeta tampoco recibe respuestas basadas en ella. Pero conviene revisarlos antes, porque la IA saca a la luz los documentos compartidos de más, que hasta ahora pasaban desapercibidos.

Un documento compartido con «toda la organización» por comodidad, o con un enlace abierto, era difícil de encontrar si no sabías que existía. Con una pantalla de preguntas, aparece en cuanto alguien pregunta por su tema. Por eso, en la preparación se buscan esos casos y tu equipo decide si se corrige el permiso en SharePoint o si esa carpeta se excluye de la consulta.

¿Qué versión de cada documento manda?

Se acuerda una regla sencilla por biblioteca, por ejemplo: solo cuenta lo que está en la carpeta «Vigentes»; se ignora cualquier archivo con «borrador» en el nombre; si hay dos versiones del mismo procedimiento, manda la de revisión más alta; las ofertas de más de tres años no se usan para responder. Cuantas menos excepciones, mejor.

¿Y los PDF escaneados, las hojas de cálculo y las presentaciones?

• Documentos de texto y PDF con texto: se extrae su contenido de forma ordenada, con títulos, apartados y tablas, sin necesidad de una IA de visión dedicada.
• PDF escaneados: se pueden leer si el escaneo es limpio. Escaneos de mala calidad, torcidos o con anotaciones a mano no se pueden leer con fiabilidad, y conviene saberlo antes.
• Hojas de cálculo: se tratan como tablas de datos, no como texto corrido, para que las cifras se consulten bien.
• Presentaciones: se lee el texto de cada diapositiva; lo que solo está en una imagen o un gráfico no se lee.

Lo mismo vale para Google Drive, Documentos y Hojas de cálculo, y para las carpetas compartidas de un servidor de la empresa.

¿Cómo se mantiene al día?

Las bibliotecas conectadas se vuelven a leer con la frecuencia acordada, y los documentos nuevos o modificados entran en la copia para consultar. Cada respuesta muestra la fecha del documento que ha usado. Si alguien sube hoy un procedimiento nuevo y pregunta por él antes de la siguiente lectura, la respuesta se basará en el anterior, y lo dirá con su fecha. Las bibliotecas que cambian a diario se pueden leer con más frecuencia que las que casi no se tocan; se decide biblioteca por biblioteca.

¿Qué preguntas funcionan bien con documentos?

• «¿Qué dice nuestro procedimiento sobre la devolución de material defectuoso?»
• «¿Qué plazo de entrega pactamos con este cliente en el contrato marco?»
• «¿Qué fichas técnicas mencionan uso a temperaturas bajo cero?»
• «¿Qué ofertas del último año incluían la instalación en el precio?»

Funcionan peor las que piden contar o sumar a partir de documentos sueltos, como «¿cuántas ofertas enviamos en marzo?». Eso se responde mejor con el programa donde se registran las ofertas, si lo hay, y la respuesta puede combinar las dos cosas: la cifra del programa y las condiciones del documento.