¿Qué es un diccionario de datos y por qué lo necesita tu IA?

¿Qué problema resuelve?

En casi todas las empresas, la misma palabra significa cosas distintas según a quién preguntes. Para comercial, «ventas» son los pedidos firmados. Para administración, las facturas emitidas. Para dirección, lo que ya se ha cobrado. Las tres cifras son correctas y ninguna coincide.

Entre personas, eso se resuelve solo: cada uno sabe de qué habla el otro. La IA no tiene ese conocimiento. Si nadie se lo da, escoge la interpretación que le parece más probable, y puede escoger una distinta el martes que el jueves. El diccionario de datos sirve para dejarlo decidido una vez, poniendo por escrito lo que la empresa ya sabe, para que la cifra deje de depender de quién haga la cuenta.

¿Qué lleva cada entrada?

No hace falta un documento técnico. Cada término importante tiene una ficha corta:

• El nombre del término, tal como lo usa la empresa: «venta neta», «cliente activo», «pedido pendiente».
• Una definición en una frase que entienda cualquiera.
• De qué programa y de qué campo sale.
• Cómo se calcula, si hay cálculo: qué se suma, qué se resta, qué fecha manda.
• Qué se excluye: anulaciones, pedidos de prueba, ventas entre empresas del grupo.
• Las otras palabras que usa la gente para lo mismo: «facturación», «lo vendido», «el volumen».
• Quién decide la definición y desde cuándo está vigente.

¿Cómo se acuerda una definición?

¿Qué términos conviene definir primero?

• Los que aparecen en las preguntas más frecuentes de tu equipo.
• Los que provocan discusiones en las reuniones porque cada departamento los cuenta a su manera.
• Los que viven en varios programas, como «cliente», que está en el programa de gestión y en el de clientes.
• Los que tienen excepciones que solo conoce una persona: ventas a empresas del grupo, muestras sin cargo, obras en garantía.

Con esos bien definidos, la mayoría de preguntas ya se responden igual las haga quien las haga. El resto se añade cuando aparece una pregunta que lo necesita.

¿Quién lo escribe y cuánto ocupa?

Lo redactamos nosotros a partir de los programas y de conversaciones con la persona de tu equipo que conoce los datos. Tu equipo lo revisa y confirma cada definición, porque es una decisión de negocio, no técnica.

Al principio basta con los términos que aparecen en las primeras preguntas: suelen ser unas decenas, no cientos. Muchas definiciones ya existen en la cabeza de alguien o en una hoja de cálculo de cierre de mes; el trabajo es sacarlas de ahí y escribirlas de forma que no admitan dos lecturas. Las discusiones que aparecen, como si una devolución es una venta negativa o un gasto, son exactamente las que convenía tener.

¿Cómo lo usa el sistema al responder?

Cuando alguien pregunta «¿cuánto hemos facturado a hostelería este trimestre?», el sistema reconoce que «facturado» corresponde a la venta neta, aplica su cálculo sobre la copia para consultar y envía a la IA el resultado con la definición. La respuesta lo deja a la vista: «Venta neta (facturas menos abonos) a clientes del sector hostelería, del 1 de julio al 30 de septiembre».

Si la pregunta es ambigua y el diccionario no la resuelve, la respuesta dice qué interpretación ha usado o pide que se concrete. Lo que no hace es escoger en silencio.

También sirve en sentido contrario: cuando alguien duda de una cifra, puede ver la definición que se ha usado y discutirla con argumentos, en lugar de discutir con la IA o con el compañero que hizo la consulta.

¿Qué pasa cuando una definición cambia?

Cambia la empresa y cambian las definiciones: entra una nueva línea de negocio, se reorganizan las zonas o se decide que las ventas por la web cuentan aparte. Cada cambio se anota con su fecha, para que una comparación con el año pasado sepa si está comparando lo mismo. Y antes de aplicar el cambio se repiten las preguntas de prueba que dependen de esa definición, para que nadie se lleve una sorpresa en la siguiente reunión. En las comparaciones que cruzan la fecha de un cambio, la respuesta avisa de que la definición no era la misma y, cuando se puede, recalcula el periodo antiguo con la nueva.