¿Se pueden consultar albaranes y facturas con IA?

¿Dónde están hoy tus albaranes y facturas?

Casi nunca en un solo sitio. Las facturas que emites y los albaranes de salida suelen estar en el programa de gestión (ERP). Las facturas de proveedores llegan en PDF por correo, se guardan en una carpeta y, con suerte, alguien las registra en el ERP. Los albaranes de entrada firmados por el transportista a veces solo existen en papel, o como una foto hecha con el móvil en el muelle.

Por eso, antes de conectar, se hace un mapa sencillo: qué documentos hay, dónde vive cada uno y cuál es el que manda cuando dos dicen cosas distintas. Ese mapa suele dar sorpresas: proveedores que envían la factura al correo personal de alguien, albaranes archivados por fecha en una carpeta y por cliente en otra, facturas registradas en el ERP sin el número de albarán.

¿Qué se saca de cada PDF?

Un PDF muestra el texto colocado en la página, pero no lo organiza en filas y columnas como una tabla. Para poder preguntarle, se extraen los datos que importan y se dejan ordenados en la copia para consultar:

• Número de documento, fecha y, si aparece, el número de pedido al que corresponde.
• Proveedor o cliente, con su CIF.
• Líneas: referencia, descripción, cantidad, precio y descuento.
• Bases, impuestos y total.
• Vencimiento y forma de pago.
• Portes, recargos y cualquier concepto que no sea mercancía.

Esta extracción funciona bien con PDF generados por un programa y con escaneos limpios, sin necesidad de una IA de visión dedicada. No es fiable con escaneos borrosos ni con anotaciones a mano: si el transportista escribe «faltan 2 cajas» con bolígrafo sobre el albarán, esa nota no se leerá. Cada documento que no se pueda leer bien queda marcado para revisarlo a mano.

¿Cómo se cruzan pedidos, albaranes y facturas?

Las preguntas más útiles suelen comprobar si los documentos cuadran entre sí: lo que pediste, lo que llegó y lo que te cobran. Para cruzarlos hace falta un hilo común, normalmente el número de pedido o el del albarán que la factura menciona. Cuando el proveedor no lo pone, se empareja por proveedor, fecha y referencias, con un margen para redondeos que decide tu empresa.

Qué cuenta como diferencia no hace falta fijarlo antes. La respuesta separa los tipos de diferencia que encuentra, como portes no pedidos, cambios de precio de céntimos o entregas parciales, y puedes repreguntar para quedarte solo con los que te interesan. Cuanto mejor sea el hilo común, menos emparejamientos dudosos. Si un proveedor importante no indica nunca el número de pedido, pedírselo suele ser la mejora más sencilla de todas.

¿Cómo queda una consulta así?

¿Quién revisa lo que no se pudo leer?

Siempre habrá documentos que la extracción no lea con seguridad: un escaneo con sombra, una factura con un formato que cambia cada mes, un albarán fotografiado de lado. Lo importante es que no se pierdan en silencio. Cada uno queda en una lista de pendientes, con el motivo, para que alguien de administración lo revise a mano.

Con el tiempo esa lista dice mucho. Si casi todos los pendientes son del mismo proveedor, quizá basta con pedirle que envíe el PDF que genera su programa en lugar de escanear el papel. Si son albaranes del muelle, quizá conviene cambiar la forma de digitalizarlos.

¿Qué preguntas se pueden hacer?

• «¿Qué albaranes de cliente de julio siguen sin facturar?»
• «¿Cuánto nos ha cobrado en portes este proveedor en lo que va de año?»
• «¿Qué facturas de proveedor vencen la semana que viene y cuánto suman?»
• «¿Qué referencias han subido de precio en las facturas de este trimestre respecto al anterior?»
• «¿Qué pedidos a proveedor están entregados solo en parte?»

Lo que la consulta con IA no hace

La vía de consulta solo lee. No contabiliza facturas, no aprueba pagos, no cambia el estado de un albarán ni registra nada en tu ERP. Te dice qué hay y qué no cuadra, con la referencia de cada documento, y la decisión la toma tu equipo en sus programas de siempre. Si más adelante quisieras automatizar el registro de facturas, sería otro proyecto, con su propio diseño y su autorización.