Recursos humanos
IA para recursos humanos: preguntar sin exponer a las personas
Se puede, con más cuidado que en ningún otro departamento. Recursos humanos puede preguntar por absentismo, vacaciones, horas extra o formación, y recibir cifras agrupadas por equipo o por mes. Antes decidimos contigo qué datos no deben llegar a la IA, quién puede ver qué y dónde bastan códigos en lugar de nombres. Cada respuesta dice de qué registro sale cada cifra.
«¿Cómo ha evolucionado el absentismo por departamento este año?»
«¿Cuántos días de vacaciones le quedan a cada equipo antes de diciembre?»
«¿Qué equipos acumulan más horas extra en los últimos tres meses?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Cómo ha evolucionado el absentismo por departamento este año?»
Las bajas y ausencias están en el programa de nóminas o en el control horario. Agruparlas por departamento y mes se hace en un Excel que acaba circulando con datos sensibles dentro.
«¿Cuántos días de vacaciones le quedan a cada equipo antes de diciembre?»
Los días concedidos están en una hoja o en el portal del empleado y los disfrutados, en el control horario. Cada jefe pregunta por su equipo y alguien lo calcula.
«¿Qué equipos acumulan más horas extra en los últimos tres meses?»
Las horas salen del fichaje, pero el departamento de cada persona está en la ficha de nóminas. El cruce lo hace administración de personal a mano.
«¿Qué formaciones obligatorias están caducadas en el equipo de almacén?»
Las fechas de cada curso están en una hoja de formación y los certificados, en PDF. Se revisa cuando llega una inspección o una auditoría.
«¿Qué dice el convenio sobre los días de permiso por mudanza?»
El convenio es un PDF largo y la misma pregunta llega por correo cada pocas semanas.
«¿Cuántas altas y bajas ha tenido cada área en el último año?»
Altas y bajas están en el programa de nóminas, pero el informe por área hay que construirlo a mano.
«¿Qué turnos de la semana que viene quedan sin cubrir?»
El cuadrante está en un Excel y las ausencias aprobadas, en otro sitio. El jefe de turno los compara a mano.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Programa de nóminas
Altas, bajas, categorías y departamentos. Solo los campos que se acuerden.
Control horario y fichajes
Horas trabajadas, ausencias y horas extra.
Cuadrantes de turnos y vacaciones
Normalmente en hojas de cálculo, por equipo y por semana.
Registro de formación
Cursos, fechas de caducidad y certificados en PDF.
Convenio y políticas internas
Convenio colectivo, calendario laboral y normas internas en PDF y documentos.
Un ejemplo, paso a paso
Absentismo sin señalar a nadie
«¿En qué departamentos ha subido el absentismo este trimestre frente al anterior?»
El sistema comprueba que quien pregunta es de recursos humanos y puede ver ausencias de toda la empresa. Un jefe de turno solo vería las de su equipo.
Toma de la copia para consultar las ausencias de los dos trimestres. Los motivos médicos y cualquier dato de salud no están en la copia: se acordó no copiarlos.
Calcula el porcentaje de horas de ausencia por departamento y deja fuera los grupos con muy pocas personas, donde una cifra agrupada permitiría saber de quién se habla.
Envía a la IA solo esa tabla agrupada, sin nombres ni códigos de empleado.
La IA redacta la respuesta, que dice de qué registros sale y qué se ha dejado fuera.
La respuesta
El absentismo ha subido en dos departamentos: almacén, del 4,1 % al 6,3 %, y preparación de pedidos, del 3,8 % al 5,2 %. En el resto se mantiene o baja. Mantenimiento no aparece porque tiene menos de cinco personas y la cifra permitiría identificar a alguien. Los datos no incluyen motivos de ausencia, así que no explican la subida. Datos: control horario, actualizado el lunes.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Datos que no deberían salir
Antes de conectar nada decidimos contigo qué no se copia ni se envía a la IA: por ejemplo, motivos médicos, datos de salud, embargos, afiliación sindical o expedientes disciplinarios. Lo que no se copia no se puede preguntar.
Permisos por persona y por equipo
Recursos humanos ve lo que necesita; un jefe de turno, solo su equipo; el resto, nada. Esos permisos los aplica el sistema antes de preguntar a la IA, no una instrucción que la IA podría saltarse.
Nombres cambiados por códigos
Cuando una pregunta necesita datos de personas concretas, los nombres se cambian por códigos antes de enviar nada. Eso no los hace anónimos: dentro de tu instalación el código sigue ligado a la persona, y el nombre real solo vuelve a aparecer en la pantalla de quien tiene permiso para verlo.
Cifras agrupadas cuando basta
Muchas preguntas de personal se responden con totales por equipo o por mes. Acordamos un tamaño mínimo de grupo para no dar cifras que señalen a alguien.
Registro de cada consulta
Queda guardado quién preguntó, qué datos se usaron y qué se envió a la IA, para poder revisarlo durante el tiempo que acordemos.
Lo que conviene saber
- Hay datos de personal que no deberían llegar a una IA externa. Si una pregunta los necesita, la respuesta dirá que no puede contestarla con la información autorizada.
- Seudonimizar no es anonimizar: reduce lo que ve la IA, pero los datos siguen siendo personales y siguen las mismas reglas.
- Las decisiones sobre personas (contratar, despedir, sancionar, evaluar) no deberían apoyarse solo en una respuesta de IA. La consulta ordena datos; decidir es cosa de personas.
- No damos asesoramiento jurídico. Qué uso de estos datos es adecuado en tu empresa conviene revisarlo con tu asesor o tu delegado de protección de datos antes de empezar.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Se puede usar IA con datos de empleados?
Depende de qué datos, para qué y con qué medidas, y eso conviene revisarlo en cada caso con tu asesor o tu delegado de protección de datos. Nosotros te explicamos qué se copia, qué se envía a la IA y qué queda registrado, para que esa revisión tenga toda la información.
¿Llegan los nombres de los empleados a la IA?
Solo si una pregunta lo necesita y está autorizada. Lo habitual es enviar cifras agrupadas o códigos en lugar de nombres. La IA ve el código; el nombre real aparece solo en la pantalla de quien tiene permiso para verlo.
¿Un empleado puede preguntar por los datos de un compañero?
No, si sus permisos no se lo permiten. Cada persona ve solo lo que corresponde a su puesto, y antes de entregar comprobamos en las pruebas que una pregunta sobre otra persona no devuelve sus datos.
¿Y si no queremos que ningún dato de personal llegue a una IA externa?
Entonces esos datos se quedan fuera de la consulta y el resto de áreas puede funcionar igual. Si la empresa exige que ningún dato de ninguna área llegue a una IA externa, nuestra forma de trabajar no encaja, porque no instalamos una IA propia en tus servidores, y te lo decimos desde el principio.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
Hablemos de tu caso