Finanzas y administración
IA para finanzas y administración: facturas, cobros y cierre, preguntando
Sí. Administración puede preguntar qué clientes deben más, qué facturas de proveedor faltan por contabilizar o qué margen deja cada cliente, y recibir la respuesta con los datos del programa de gestión (ERP), de la contabilidad y de los extractos del banco. Cada cifra lleva al lado la factura o el apunte del que sale. La IA no contabiliza ni cambia nada: solo consulta una copia.
«¿Qué clientes tienen facturas vencidas de más de 60 días y cuánto suman?»
«¿Qué cobros del banco de este mes no están casados con ninguna factura?»
«¿Qué margen nos deja cada cliente después de descuentos y abonos?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué clientes tienen facturas vencidas de más de 60 días y cuánto suman?»
El ERP da el listado de vencimientos, pero la antigüedad de las facturas pendientes de cobro, cliente a cliente, se monta en un Excel cada semana. En finanzas a esto se le llama «aging».
«¿Qué cobros del banco de este mes no están casados con ninguna factura?»
La conciliación se hace comparando el extracto con las facturas, línea a línea. Cuando un cliente paga varias facturas juntas o con otra referencia, alguien tiene que adivinar cuáles son.
«¿Qué margen nos deja cada cliente después de descuentos y abonos?»
La factura dice el precio, pero los rápeles, los abonos y los portes están en otros apuntes. Control de gestión lo cruza a mano una vez al trimestre.
«¿Qué facturas de proveedor hemos recibido y aún no están contabilizadas?»
Llegan por correo en PDF y se registran cuando alguien las abre. Saber cuáles faltan antes del cierre mensual obliga a repasar el buzón contra el ERP.
«¿Cuánto tenemos que pagar en los próximos 30 días?»
Los vencimientos de proveedores están en el ERP, pero nóminas, impuestos y préstamos van por otro lado. La previsión de tesorería se rehace en Excel cada semana.
«¿Por qué el gasto en transporte de marzo es el doble que el de febrero?»
Hay que bajar del apunte contable a las facturas y de las facturas a los albaranes. Son tres programas y una tarde.
«¿Qué condiciones de pago tenemos con este cliente y las está cumpliendo?»
Las condiciones están en el contrato o en la ficha del ERP, y los cobros reales, en el banco. Casi nadie las compara hasta que surge un problema.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
ERP
Facturas emitidas y recibidas, vencimientos, cobros, pagos y abonos.
Programa de contabilidad
Apuntes, cuentas, saldos y cierres, si no está dentro del mismo ERP.
Extractos bancarios
Los movimientos que ya descargáis del banco, en Excel o en el formato de vuestra banca.
Facturas de proveedor en PDF
Las que llegan al buzón de administración antes de registrarse.
Excel de control
Previsión de tesorería, presupuesto y cuadros de cierre.
Contratos y condiciones
Condiciones de pago pactadas con clientes y proveedores, en carpetas compartidas.
Un ejemplo, paso a paso
La antigüedad de lo que queda por cobrar
«¿Qué clientes nos deben más de 10.000 € en facturas vencidas hace más de 90 días?»
El sistema comprueba que quien pregunta es de administración y puede ver los cobros de todos los clientes.
Busca en la copia para consultar las facturas emitidas que siguen sin cobrar, descuenta abonos y cobros parciales y calcula los días desde el vencimiento de cada una.
Agrupa por cliente y se queda con los que superan los 10.000 € en facturas de más de 90 días.
Envía a la IA esa tabla con los clientes cambiados por códigos: la IA no ve los nombres.
La respuesta vuelve a la pantalla con los nombres reales, porque quien pregunta tiene permiso para verlos, y con cada factura enlazada.
La respuesta
Tres clientes cumplen la condición. Reformas Duero debe 18.400 € en cinco facturas; la más antigua venció hace 132 días. Instalaciones Mirón debe 12.100 € en dos facturas vencidas hace 95 y 101 días. Cerámicas del Norte debe 10.300 €, pero 4.000 € corresponden a una factura con un abono en trámite, según una nota del ERP. Datos: facturas y cobros del ERP, actualizados esta mañana.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué cuenta como cobrado, vencido o dudoso
Acordamos con administración cuándo una factura cuenta como cobrada (al entrar el dinero o al registrarlo), cómo se tratan los pagos parciales y desde qué día se cuenta la antigüedad.
Facturas en PDF convertidas en datos
Las facturas de proveedor que llegan en PDF se leen sacando número, fecha, proveedor, base, impuestos y total en un formato ordenado, para compararlas con lo registrado en el ERP.
Extractos del banco
Conectamos los movimientos bancarios que ya descargáis, para preguntar por cobros sin casar o pagos repetidos. La IA nunca da órdenes al banco ni toca la contabilidad.
Margen por cliente con un solo criterio
Definimos qué entra en el coste (descuentos, rápeles, portes, abonos) para que el margen por cliente salga igual cada vez que alguien lo pregunta.
Permisos dentro de administración
Las cuentas de nóminas, los préstamos o los datos de socios pueden quedar fuera para quien no deba verlos. El sistema aplica esos permisos antes de que la IA reciba nada.
Lo que conviene saber
- La consulta no sustituye al cierre contable ni a la revisión de tu asesor: sirve para encontrar y explicar, no para presentar impuestos.
- Si un cobro llega sin referencia y con un importe que no casa con ninguna factura, la respuesta lo trata como cobro sin identificar en lugar de asignarlo a ojo.
- Las facturas escaneadas torcidas o con poca calidad pueden no leerse bien. Quedan señaladas para revisarlas a mano.
- Los datos son los de la última actualización de la copia: un cobro que entró hace una hora puede no aparecer todavía.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Puede la IA contabilizar o pagar facturas?
No. La vía de consulta solo lee una copia de los datos. No crea apuntes, no cambia vencimientos y no da órdenes de pago. Lo que hagas a partir de la respuesta lo haces en tus programas, como hasta ahora.
¿Sirve para el cierre mensual?
Ayuda a prepararlo: qué facturas faltan por registrar, qué cobros no están casados, qué gastos se salen de lo normal. El cierre lo sigue haciendo administración con su programa de contabilidad.
¿Llegan a la IA nuestros datos bancarios?
Solo lo necesario para cada pregunta. Los números de cuenta casi nunca hacen falta, y los nombres de clientes se pueden cambiar por códigos antes de enviar nada. La IA ve el código; tú ves el nombre real en la pantalla si tienes permiso.
¿Funciona con nuestro programa de contabilidad?
Si hay una forma autorizada de leer sus datos, normalmente sí: una conexión directa entre programas (API), su base de datos o exportaciones periódicas. Programas como Sage, Odoo, SAP Business One o Holded son ejemplos habituales; en cada caso revisamos versión y permisos antes de confirmarlo.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
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