Calidad y cumplimiento interno
IA para calidad: registros, no conformidades y procedimientos, preguntando
Sí. El departamento de calidad puede preguntar qué no conformidades se repiten con un proveedor, qué acciones correctivas siguen abiertas o qué dice la versión vigente de un procedimiento, y recibir la respuesta con los registros de calidad, los informes de auditoría interna y los procedimientos de la empresa. Cada respuesta cita el registro o el documento, con su versión. La IA consulta; no aprueba ni cierra nada.
«¿Qué no conformidades se han repetido más de tres veces este año y con qué causa?»
«¿Qué acciones correctivas siguen abiertas y desde cuándo?»
«¿Qué dice la versión vigente del procedimiento de recepción de materiales?»
Preguntas habituales
Lo que se pregunta a diario y hoy cuesta responder
«¿Qué no conformidades se han repetido más de tres veces este año y con qué causa?»
Cada no conformidad está en un registro, a menudo un Excel o un formulario, con la causa escrita a mano. Ver repeticiones obliga a leerlas todas.
«¿Qué acciones correctivas siguen abiertas y desde cuándo?»
Se abren en una hoja, se siguen por correo y se cierran cuando alguien se acuerda. Antes de cada auditoría se repasa la lista entera.
«¿Qué dice la versión vigente del procedimiento de recepción de materiales?»
Hay tres versiones en la carpeta y no siempre está claro cuál es la buena.
«¿Qué proveedores acumulan más rechazos en la inspección de entrada?»
Los rechazos están en los registros de inspección y el proveedor, en el albarán. Unirlos es trabajo de una tarde.
«¿Qué hallazgos salieron en la última auditoría interna y cuáles se han cerrado?»
El informe es un PDF y el seguimiento, una hoja aparte. No están relacionados entre sí.
«¿A qué clientes se enviaron piezas hechas con el lote de material rechazado?»
La trazabilidad existe en el ERP o en los partes, pero seguirla hacia delante, pedido a pedido, lleva horas, justo cuando más prisa hay.
«¿Qué equipos de medida tienen la calibración caducada o a punto de caducar?»
Las fechas están en una hoja de equipos y los certificados, en PDF. Se revisan cuando se acerca una auditoría.
Dónde está hoy la información
Casi nunca está en un solo sitio. Estos son los programas donde suele estar, y los conectamos con permiso solo de lectura.
Registros de no conformidades
No conformidades y acciones correctivas, en Excel, formularios o un programa de calidad.
Procedimientos e instrucciones
Manual de calidad, procedimientos e instrucciones, con sus versiones.
Informes de auditoría
Informes de auditoría interna y externa en PDF, con sus hallazgos.
Inspecciones
Registros de inspección de entrada y de producto terminado.
ERP
Lotes, albaranes, proveedores y pedidos para seguir la trazabilidad.
Certificados
Certificados de calibración y de proveedores en PDF, con sus fechas de caducidad.
Un ejemplo, paso a paso
Antes de la auditoría
«¿Qué acciones correctivas siguen abiertas y cuáles vienen de la auditoría interna de marzo?»
El sistema comprueba que quien pregunta es de calidad y puede ver todos los registros.
Toma de la copia para consultar las acciones correctivas sin fecha de cierre y el informe de la auditoría de marzo, leído en un formato ordenado con cada hallazgo y su número.
Relaciona cada acción con su hallazgo o su no conformidad de origen por la referencia que consta en el registro.
Envía a la IA esa lista, con los nombres de los responsables cambiados por códigos.
La respuesta vuelve a la pantalla con los nombres reales para quien tiene permiso de verlos, y con cada acción enlazada a su registro y al apartado del informe.
La respuesta
Hay once acciones correctivas abiertas. Cuatro vienen de la auditoría de marzo: dos sobre recepción de materiales (hallazgos 3 y 4), una sobre calibración de calibres y una sobre registros de formación. Las cuatro tienen la fecha prevista vencida. Otras dos acciones abiertas no indican de qué hallazgo o no conformidad salen, así que no se pueden relacionar con ninguna auditoría. Datos: registro de acciones correctivas e informe de auditoría interna, de ayer.
Qué preparamos
Lo que dejamos listo para tu empresa
Qué versión manda
Acordamos cómo se reconoce la versión vigente de cada documento (estado, fecha, carpeta), para que la respuesta cite siempre la buena y diga cuál es.
Registros con referencias
Relacionamos no conformidades, acciones correctivas, hallazgos y lotes por sus referencias. Donde falte la referencia, la respuesta lo dice en vez de suponerla.
Causas que se puedan agrupar
Las causas escritas a mano se agrupan en una lista acordada con calidad para poder contar repeticiones, sin cambiar los registros originales.
Informes y certificados en PDF ordenados
Los informes de auditoría y los certificados se leen sacando hallazgos, fechas, referencias y caducidades en un formato ordenado.
Lo que conviene saber
- La IA no declara que la empresa cumpla una norma ni sustituye la revisión de un auditor. Ayuda a encontrar y ordenar la evidencia.
- Si un registro está incompleto (sin causa, sin fecha de cierre), la respuesta lo muestra tal cual. No rellena huecos.
- La trazabilidad llega hasta donde llegan los registros: un lote que no se anotó en el parte no aparecerá.
Preguntas frecuentes
Todas las preguntas¿Sirve para preparar una auditoría externa?
Ayuda a tener a mano la evidencia: registros, acciones abiertas, versiones de documentos y certificados. Lo que valore el auditor y si la empresa cumple una norma no lo decide la IA, ni lo afirmamos nosotros.
¿Puede la IA cerrar una no conformidad?
No. La vía de consulta no escribe en tus registros. Puede decirte qué evidencia consta de que una acción se hizo; el cierre lo firma quien corresponda.
¿Funciona si llevamos calidad en Excel?
Sí, y es muy habitual. Leemos las hojas como tablas, con sus columnas y fechas. Lo que conviene es acordar una forma de escribir las referencias para poder relacionar unos registros con otros.
¿Y los documentos confidenciales de calidad?
Cada carpeta o registro puede tener sus permisos: por ejemplo, las investigaciones internas, solo para calidad y dirección. El sistema aplica esos permisos antes de preguntar a la IA.
¿Qué te gustaría saber de tu empresa?
Cuéntanos qué pregunta te cuesta responder y en qué programas está la información.
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